【2026年11月最新】保育の業務支援システムとは？園長が知っておきたい機能と選び方、システムを替えずに延長保育料の請求・市区町村への書類をAIに任せる方法

「保育の業務支援システムが気になるが、種類が多くて園に合うものが分からない」「入れたあとも、月末の請求書づくりや年度末の書類は本当に楽になるのだろうか」。園長先生や法人本部の方から、こうしたご相談をいただくことがあります。

結論から言うと、保育の業務支援システムは「どの事務を減らしたいか」を先に決め、その事務の最初から最後までを扱えるかで選ぶのが基本です。登降園の打刻や連絡帳が電子になっても、記録を集めて延長保育料を計算し、請求書にして、市区町村の様式に写す一連の事務が、人の手に残る園は少なくありません。

この記事では、保育業務支援システムで何ができるか、機能の見方、選ぶときの比較軸、導入の進め方、導入後も残りやすい作業を整理します。そのうえで後半では、いまのシステムを入れ替えなくても、延長保育料の請求や市区町村への書類といった事務そのものをAIに任せる方法を、児童福祉法や園児情報の線引きとあわせて説明します。

なお、ソフトの機能や料金、補助制度の対象は、更新されることがあります。この記事では公式サイトなどで確かめられる範囲に絞って書き、確かめられない所は「公式サイトで要確認」としています。

01 WHAT IS IT 保育業務支援システムとは？何ができるのか 園の日々の事務を、電子で記録・集計・出力する仕組み

保育業務支援システムは、紙の出席簿や台帳、手書きの記録を電子にして、探す・写す・数える手間を減らすための道具です。比較サイトを見ると、各社の製品は「登降園」「連絡帳」「保育日誌」「シフト」「請求」など多くの機能名を並べています。ただ、同じ名前の機能でも、どこまで自動で、どこから人の確認が要るかは製品ごとに違います。

1-1. 主な機能の種類

機能のまとまり	できること	園の事務で減る作業
登降園の管理	登園・降園の時刻を、ICカード・QRコード・タッチパネルなどで記録する（方式は製品ごとに違う）	紙の出席簿への記入、延長の時間の手書き
園児・職員の台帳	園児の基本情報、児童票、職員の情報を電子で保管する	台帳を探す・書き写す手間
保育の記録	保育日誌、成長の記録、午睡の見守り、事故やヒヤリハットの記録などを電子で残す	手書きの記録を探して見返す手間
保護者との連絡	欠席や延長の連絡、お知らせ、連絡帳、アンケートをアプリで扱う	電話・紙での連絡の受け取りと転記
シフト・勤怠	職員のシフト作成や出退勤の記録を扱う製品がある	勤務表の手作業での集計
請求・集計	登降園の記録から延長保育料などを計算し、請求書や入金の管理を扱う製品がある	月末の集計と請求書づくり（園の規程どおりに計算できる範囲は製品による）

たとえば、公式サイトでは、Hoicが登降園管理にICカード・QRコード・タッチパネルへの対応を、延長保育料の自動計算から請求書発行、入金管理までをシステム上で扱えることを説明しています。また、ゆめ・ドリームは、登降園の「タッチ登降園」やシフトの「シフトおまかせくん」などを、必要に応じて組み合わせる形をとっていると、公式サイトで案内されています。このように、基本のシステムに何を足すかで、扱える範囲が変わる製品も多くあります。最新の機能と料金は、各社の公式サイトで確かめてください。

1-2. 3つのタイプ

比較サイトの整理を見ると、保育業務支援システムは、大きく登降園・連絡に強いタイプ、保育の記録や計画まで広げたタイプ、請求や園の運営管理まで含めたタイプに分けて説明されることが多くあります。どれが良い悪いではなく、御社の園で何に一番時間を取られているかで、合うタイプが変わります。

02 MERITS 導入で期待できる効果と、期待しすぎない所 園長・保育士・保護者のそれぞれで、何が変わるのか

2-1. 園長・事務の方にとっての効果

登降園の記録が電子になれば、月末に紙を見直して延長の時間を数える手間は軽くなります。園児や職員の台帳が一か所にまとまり、探す時間も減ります。製品によっては、書類の出力や集計の機能も使えます。

2-2. 保育士にとっての効果

保育日誌や連絡帳を、手書きから端末の入力に替えられます。午睡の見守りや検温の記録を、機器と連携して残せる製品もあります。ただし、記録に何を書くか、子どもの様子をどう見立てるかは、保育士が考えるものです。システムが減らせるのは、書く・写す・探すといった手間であって、保育の判断ではありません。

2-3. 保護者にとっての効果

欠席や延長の連絡をアプリで送れる、お知らせが届いたかを確かめられるなど、連絡の手間が減ります。一方で、アプリを使えないご家庭への対応は、園が別に用意する必要があります。

2-4. 期待しすぎない所

03 HOW TO CHOOSE 保育業務支援システムの選び方：5つの比較軸 機能・使いやすさ・請求と書類・費用とサポート・情報の守り方

比較軸	確かめること	確かめ方
①園の困りごとに合う機能か	登降園、連絡、記録、請求、シフトのうち、いま一番時間を取られている作業に対応しているか	公式サイトの機能の一覧と、園の作業の一覧を見比べる
②職員と保護者が迷わず使えるか	打刻や連絡の操作が簡単か。保護者がアプリを入れる負担が大きくないか。紙も併用したいご家庭に対応できるか	無料のデモや試用で、保育士と保護者役の人に実際に触ってもらう
③請求や書類と連携するか	園の料金の規程に沿って計算できるか。市区町村の様式に合う出力があるか	園の料金の規程と市区町村の様式を持参し、デモで再現してもらう
④費用とサポートが続くか	初期費用・月額・オプション・端末の費用。問い合わせの窓口と対応時間	見積と契約書で、費用の内訳と解約の条件を確かめる
⑤園児と家庭の情報を守れるか	健康状態やアレルギーなどの情報の保管場所、見られる人の範囲、バックアップの扱い	提供会社の説明資料と契約書で、保管と権限の取り決めを確かめる

3-1. デモで確かめたい場面

比較表の印の数よりも、デモで「御社の一番面倒な場面」を再現してもらうほうが、判断の材料になります。次のような場面を、事前に用意しておきます。

3-2. 他の製品との違いを、悪く言わずに整理する

比較をするときは、「向かない場面」を事実で整理するのが公平です。たとえば、登降園と連絡に強い製品は、請求まで扱う範囲が限られている場合があります。請求まで扱う製品は、園の規程に合わせる設定の手間が増える場合があります。どちらも優劣ではなく、御社の園の困りごとに合うかどうかの違いです。製品の仕様と料金は、各社の公式サイトで確かめてください。

04 HOW TO INTRODUCE 導入の進め方と、補助制度を調べるときの注意 保育を止めずに、小さく確かめながら進める

4-1. 補助制度を調べるときの注意

保育所等の業務のICT化には、国や自治体が設けている補助の制度があり、システムの導入に使える場合があります。ただ、対象となる製品や園の条件、申請の時期、補助の範囲は、制度ごと・自治体ごとに違い、年度によって変わることもあります。製品の公式サイトに「補助金に対応」と書かれていても、御社の園が対象になるかは別に確かめる必要があります。最新の内容は、お住まいの市区町村の担当窓口やこども家庭庁の案内で確認してください。

4-2. よくある失敗と避け方

05 WHAT REMAINS 業務支援システムを入れても、手作業が残る場所 システムは入っていても、事務は人の手で残っていることが多い

保育園の事務の流れは、一般に次のようにつながっています。園児の登降園がシステムに記録され、延長の申し込みや保護者からの連絡が届き、月末に記録を見て園費を計算し、保護者への請求書と口座振替のデータを作ります。並行して、在籍児童や職員の報告、加算の書類を市区町村の様式で作り、行事のたびにお便りを書きます。製品ごとの機能や連携の範囲、料金は、各社の公式サイトで確かめてください。

5-1. 現場でよく残る6つの作業

5-2. システムを入れ替えれば、解決するのか

請求まで扱える製品に入れ替えれば、集計の一部は軽くなります。ただ、データの移行、職員の習熟、保護者への案内の切り替えと、入れ替えの負担は小さくありません。そして入れ替えた後も、料金の例外の確認、市区町村の様式への転記、お便りの下書きは、人の作業として残ります。

システムにはそれぞれ得意なことがあり、どれが良い悪いという話ではありません。「いま使っているシステムのまま、手作業の部分だけをどうするか」という視点を持つと、選べる道が広がります。同じテーマを、保育ICTの選び方の面から整理した記事は、保育ICTの選び方と、延長保育料・市区町村への書類をAIに任せる方法にもまとめています。

06 LIMITS OF MANUAL WORK 保育園の事務が、手作業では回らなくなる瞬間 月末の請求と、年度末の市区町村への書類が重なる

保育園の事務は、園児一人ひとりの登降園の時刻から始まります。延長保育やおやつ代、給食費は園の規程で決まり、市区町村ごとに様式の違う報告や加算の申請、在籍の届けも重なります。年度末と年度初めには入園・進級・退園の手続きが集中し、行事のたびにお便りや出欠の集計も増えるため、事務の量は一年を通して波があります。

6-1. 保育の後に、事務が残る

保育士の確保は、配置基準を守るために欠かせない最優先の課題で、事務の専任を置くのは後回しになりがちです。園長や主任が保育の後に事務を回し、子どもが帰ってから、請求書づくりやお便りの下書きに向き合う日が続きます。

6-2. 担当が替わると、振り出しに戻る

市区町村への書類の作り方は、担当者の経験の中にあることが多くあります。担当が異動や退職をすると、翌年の同じ書類を前年の控えから読み解くところから始めることになります。システムの設定も同じで、設定した人しか分からない運用は、その人が替わったときに止まりやすくなります。

6-3. よくある4つの悩み

これらは、先生方の努力が足りないから起きるのではありません。保育中に手を付けられない構造の中で、事務の量が人の手を超えているからです。そして、システムを入れ替えなくても、この作業そのものを任せる道があります。次の章で、その中身を説明します。

07 AUTOMATE WITH AI 【核心】AIで事務作業を「自動化」する——延長保育料の請求を請求書の手前まで 効率化ではなく自動化。いまのシステムのまま、ひと続きの流れをAIが進める

7-1. 「AIに聞いて早くする」と「AIが毎月の作業を自動で回す」は別物

ChatGPTのような対話型のAIに、園だよりの文章を考えてもらうのは効率化です。人が作業の主体で、AIは文章を考える手間を減らしてくれます。ただ、記録を集める、画面を開く、貼り付ける、という作業は人の手に残ります。

AI社員AIKATAが、Claude Code／Codexで業務の流れを組み立て、必要に応じて画面操作やデータ連携の仕組みを足し、決まったきっかけで動く仕組み（スケジュール実行など）と組み合わせて作るのが自動化です。「登降園の記録と延長の申し込みを受け取り、照合し、確認が要る所を洗い出し、園のシステムへ入力し、減免や前月との違いを点検して、請求書の手前までそろえる」という一連の流れを、あらかじめ設計しておきます。あとは決まったきっかけで、照合や点検といった作業は人が手を動かさなくても進み、確認と承認は人が行います。人の仕事は、出来上がったものを確認して承認することです。

7-2. 延長保育料の請求を、ひと続きの流れで

たとえば延長保育料の請求は、園のシステムへ延長の時間を打ち込む所だけを自動にするのではなく、次の流れ全体をAIが進めます。この流れは、毎月の締めに向けて、園児ごとに一か月分を回します。なお、園のシステムの画面操作での自動化ができるかは、製品の仕様と利用条件によります。できない場合はデータの受け渡しなど別の方法を、導入前に一緒に決めます。AIが洗い出した結果は、すべて当社の人が確かめてから園にお渡しします。

7-3. これまでの事務 vs AIに任せた後

これまで先生方がやっていた作業	AIに任せた後
登降園の記録と連絡帳を見回り、延長の日を園児ごとに拾う	打刻も連絡も、AIが園児ごとに一か月分を並べる
打刻の一覧と申し込みの紙を、園児ごとに見比べる	打刻と申し込みをAIが照らし、違いだけを一覧にする
請求の一覧を前月と見比べ、減免や入退園の漏れを探す	減免や入退園、前月との違いで止め、当社が確かめて一覧に
在籍の園児と職員の情報を集め、市区町村の様式へ一つずつ転記する	情報をAIが集計し、様式への転記と不足の確認まで
行事の予定や献立を見ながら、保育の後にお便りの文章を考える	予定と献立をAIが整理し、園の書きぶりに合わせて下書き
口座振替のデータを作り、未納の保護者の一覧と案内文を考える	振替データと未納の一覧、案内文の下書きまでそろう

ポイントは、いまお使いの保育業務支援システムや表計算ソフトをそのまま使い続けられることです（画面操作の可否は仕様と利用条件によります）。システムの入れ替えとは違い、保護者に新しい連絡アプリを入れていただく必要も、保育士の操作が変わることもありません。手作業の「受け取り・入力・照合・チェック・下書き」の部分が、AIの仕事に置き換わります。

7-4. 児童福祉法・保育士の仕事との線引きを、先に決めておく

このほか、子どもの様子を伝える文章、保護者との面談、減免の当てはめの判断も、園長先生と保育士が行います。AIが担うのは、そのための材料をそろえる作業です。

08 BUILD OR ENTRUST 増員・外注・自作では、事務作業は片づかない 4つの道のうち3つは、悩みを別の悩みに置き換えるだけ

事務の悩みへの対処は、大きく4つあります。4つのうち3つは、園の悩みを別の悩みに置き換えるだけで、事務そのものは片づきません。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①事務職員を採用して増やす	事務の担当がいれば、保育士は保育に戻れる	保育士の採用に予算と手間を回すなかで、事務の人まで採るのは簡単ではない。採れても、市区町村ごとの様式や園の料金の決まりを覚えるまで時間がかかり、辞めれば園長が事務を抱える形に戻る	✕
②園の事務を代行会社に外注する	プロに任せれば片づく	給与計算や経理は頼めても、登降園の集計や延長保育料の計算、お便りの下書きのような園の中の細かい事務は頼める先が限られる。依頼する業務ごとに外注先が分かれると、資料を渡す手間と窓口が増える	✕
③表計算などで自作する	自分たちで作れば安く済む	表を作った職員が異動すると、どこを直せばよいか分からなくなる。料金の改定や園児の入れ替わりのたびに手直しが要り、保育の合間に仕組みまで作り込むのは難しい	✕
④AI社員AIKATAに任せる	作業そのものを手放したい	いまのシステムのまま（画面操作の可否は仕様と利用条件による）、仕組みの構築と運用をAIKATAが行う。園は仕上がりの承認だけ	◎

8-1. ①増員・②外注で片づかない理由

8-2. ③自作の壁

09 AI SHAIN AIKATA AI社員AIKATAは、保育園の事務を丸ごと引き受ける AIと人の二重体制で、園費の請求・書類・お便りの事務を受託する

AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）は、保育園向けのAI社員AIKATAのページにあるとおり、登降園記録の集計、延長保育料や給食費の請求、市区町村への書類の下準備、お便りの下書きといった事務を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行（BPO）サービスです。

9-1. 引き受ける事務の中身

まとまり	引き受ける業務	園に残る判断
登降園・園費の請求	登降園記録の集計、延長保育料・給食費の計算、保護者への請求書の作成、口座振替データの作成、未納の一覧化と案内文の下書き	料金の決まりと減免の扱い（園の規程）
市区町村への書類	在籍児童・職員の報告書類の下準備、処遇改善等加算の書類の下準備、指導監査に向けた資料の整理	書類の提出と加算の申請の判断（園長）
保護者への連絡	園だより・お知らせの下書き、行事の案内と出欠の集計、連絡アプリの配信文の下準備、保護者アンケートの集計	子どもの様子を伝える文章、配信前の最終確認（保育士）
職員・園児の事務	シフト表と職員配置の集計、勤怠データの集計、児童票・健康記録のデータ化、研修記録・会議録の整理	配置基準を満たしているかの判断、児童票に書く内容

9-2. 仕組みの特徴

AIKATAを使う保育園では、延長保育料の集計と請求書づくりをAIが進め、気になる所を当社が確かめて一覧にして、園長先生は内容を確認・承認するだけ、という形で運用しています。同じ形で、お便りの下書きは保育士が確認するだけ、市区町村への報告書類は園長が承認するだけ、になります。

9-3. できないこと・園に残ること

園児の健康状態やアレルギー、発達の記録、保護者の勤務先や家庭の事情など、配慮の要る情報を扱います。秘密保持契約（NDA）を結び、保育ICTシステムへのアクセスはお任せいただく業務の範囲に絞ります。子どもの写真や連絡帳の写しをどう受け渡し、どこに保管するかも、導入前に園の規程に合わせて決めます。

10 COMPARISON & SUMMARY 残る道は「作業そのものを任せる」だけ 手作業のまま／システムの追加・入れ替え／AIKATAに任せる の3択

	手作業のまま	システムの追加・入れ替え	AI社員AIKATAに任せる
忙しい時期の負荷	✕ 保育の後の残業で埋めることになる	△ 記録は電子になるが、集計と転記は残る	◎ 人を増やさず、処理量だけ増やせる
園ごとのルール	△ 経験者の頭の中にある	△ 製品の仕様の範囲になる	◎ 手順として仕組みに残る
請求・書類の速さ	✕ 月末と年度末に作業が集中する	△ 打刻や連絡の範囲まで	◎ 請求書と報告書類の下準備まで毎月そろう
事務職員の採用と教育	✕ 採用難と教育のくり返し	△ 新しい操作の教育が増える	◎ 採用も教育も要らない
法令の線引き	○ 園ですべて行う	○ 園ですべて行う	◎ 保育と見立ては園、事務だけを任せる形で明確

10-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

増員・外注・自作・システムの入れ替えは、どれも園が人か仕組みを抱え続ける道です。作業を手放せる道は、AIKATAに任せることだけです。

次の月末と年度末を、人を増やさずに越える準備を始めませんか

事務の担当を増やす、保育業務支援システムを入れ替えると決める前に、まず無料相談で、延長保育料の請求・市区町村への書類・お便りの下書き・シフトの集計のうち、どの事務から任せられるかを整理しましょう。無料相談は60分・オンライン（Google Meet）で、業務の棚卸しと、どこまで任せられるかの整理を行います。契約の義務はありません。
詳しくは、保育園向けのAI社員AIKATAのページをご覧ください。

人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いのコドモン・ルクミーなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 保育業務支援システムは何を基準に選べばよいですか？

A. 園の困りごとに合う機能か、職員と保護者が迷わず使えるか、園費の請求や市区町村の書類と連携するか、費用とサポートが続くか、園児と家庭の情報を守れるか、の5つが基本です。比較表の印の数よりも、御社の園で時間を取られている作業がそのシステムで減るのかを、デモで確かめてください。料金や機能、補助制度の対象は、公式サイトや自治体の案内で最新の内容を確かめてください。

Q. 業務支援システムを入れれば、事務の負担は減りますか？

A. 登降園の記録や保護者への連絡など、減る作業はあります。一方で、延長保育料の計算の確認、減免の当てはめ、市区町村の様式への転記、お便りの下書きのように、システムを入れても人の手に残る作業もあります。検討するときは、システムで解決する作業と、システムの外に残る作業を分けて考えると、期待とのずれが小さくなります。

Q. 導入に使える補助制度はありますか？

A. 保育所等の業務のICT化に使える補助の制度が、国や自治体に設けられている場合があります。ただ、対象となる製品や園の条件、申請の時期は、制度ごと・自治体ごとに違い、年度によって変わることもあります。御社の園が対象になるかは、市区町村の担当窓口やこども家庭庁の案内、システムの提供会社に確かめてください。

Q. 児童福祉法との関係で問題はありませんか？

A. 当社がお引き受けするのは、登降園記録の集計・園費の請求・市区町村への書類の下準備・お知らせの下書きなど、園の事務作業です。保育そのものや指導計画の作成、子どもの発達の見立て、職員配置の判断は、引き続き御社の園長・保育士の方が行います。書類の提出や保護者への配信も、内容を確認のうえ園で行っていただく運用のため、園としての責任の所在が曖昧になることはありません。

Q. 今使っている保育業務支援システムのままで使えますか？

A. 使えます。AI社員AIKATAは、特定のシステムに限らず、コドモン・ルクミー・hugmoなど、いま園でお使いのシステムや表計算ソフトのまま進めます。乗り換えは要りません。画面操作で自動化できるかは、システムの仕様と利用条件によります。できない場合はデータの受け渡しなど別の方法を、導入前に一緒に確かめて決めます。

Q. 園児やご家庭の情報を外部に預けても大丈夫ですか？

A. 園児の健康状態やアレルギー、発達の記録、ご家庭の事情などは、配慮の要る情報です。秘密保持契約（NDA）を結び、保育ICTシステムへのアクセス権限は、お任せいただく業務に必要な範囲だけに限定します。写真や連絡帳の写しの受け渡し方法と保管場所は、導入前に園の規程に合わせて取り決めます。

Q. 紙の連絡帳や手書きの書類が多いのですが、任せられますか？

A. 紙の書類は、園で撮影やスキャンをしていただいた写しをもとに、当社がデータ化と入力を行います。読み取れない手書きは園に確認します。連絡帳に子どもの様子を書くのは保育士の方のままで、当社はその後の転記や集計をお引き受けします。

Q. いつから始めるのがよいですか？

A. 年度末から年度初めは、市区町村への報告と入園・進級の準備が重なるため、新しい流れを入れるのは落ち着いた時期が安心です。延長保育料の請求のように毎月くり返す業務から始め、園の料金の決まりが固まってから書類やお便りに広げる進め方がおすすめです。まず無料相談で、時期と任せる範囲を整理できます。

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