【2026年11月最新】介護DXの事例を月初の事務改善につなぐ｜介護事業所が確認したい運用とAIへの任せ方

01 START WITH THE WORK 介護DXの事例は、機器と仕事の変化を一緒に読む 管理者・事務長・事務職員が、自事業所の改善につなげるための入口です

介護DXの事例から学べるのは、記録や見守りをデジタルにするだけでなく、情報の受け取り方、職員の動き方、確認する人を一緒に変えることです。御社の課題が月初の国保連請求や紙の記録の打ち直しなら、事例に出てくる機器名だけをまねず、実績が集まってから承認されるまでの工程を確認してください。AI社員AIKATAは、今の介護ソフトを使ったまま、その間の集計・入力・照合・書類の下準備を引き受ける選択肢です。

この記事は介護事業所の社長、管理者、事務長、事務の担当の方に向けています。紹介する他法人の事例は、各社の公式サイトで確認できる取組です。AI社員AIKATAの導入実績を示すものではありません。公開事例の事実、御社が検討するときの確認項目、AI社員AIKATAの受託範囲を区別して読み進められるように整理します。

1-1. DXの目的を「導入台数」から「仕事の流れ」へ移します

厚生労働省の生産性向上の説明は、介護サービスの質の向上と人材の定着・確保を上位の目的に置き、間接的な業務の効率化を扱っています。記録を省くことや、必要なケアを減らすことを目標にしないでください。御社では「同じ内容を写す」「担当者を探す」「資料の所在を確かめる」といった仕事を洗い出し、減らした時間をどこに戻すかまで決めると、改善の方向が共有できます。

出典：厚生労働省・介護分野における生産性向上の考え方（2026年11月確認）。本記事の事務工程の例は、この考え方を介護事業所の実務に当てはめた整理です。

たとえば入力の時間だけを短くしても、利用者ごとの実績の食い違いを管理者が探し続けるなら、月初の仕事は残ります。逆に、現場が確定した記録から請求準備へ情報がつながり、判断が必要な箇所だけが示されれば、管理者は確認のために資料を集め直さずに済みます。事例を見るときも、変化の起点と終点をこのように置くことが大切です。

02 READ THE CASES 公式事例から、介護事業所の導入手順と確認項目を組み立てる 記録、見守り、通信、職場の仕組みを分け、実務でつながる順に確認します

2-1. あじさいの事例：既存システムとの接続と業務の見直し

大塚商会の公式事例では、社会福祉法人愛郷会の介護老人福祉施設あじさいが、ワイズマンシステムSPのケア記録と見守りシステムを連携し、Wi-Fi環境も整えた取組を紹介しています。既存の請求システムでの経験を踏まえた記録システムの選定、バイタル等の把握、カメラによる状況確認が取り上げられています。機器の接続に加え、業務フローの見直しも行った点が事例の中心です。

公開記事には、カメラの目的を職員に説明すること、事故時の映像を状況確認やご家族への事実説明に活用すること、記録情報の転記、助成申請に必要な資料を整えることも示されています。インカムや音声による記録は、記事内では今後の検討として語られています。導入済みの機能と将来の構想を混同せずに読むことが必要です。

出典：大塚商会：介護老人福祉施設あじさいの導入事例（2026年11月確認）。記載は公開事例の取材時点の内容です。現行製品の機能や契約条件は公式サイトで要確認です。

御社でこの事例を参考にするときは、最初に「現在の介護ソフトから何が出せるか」「他の機器から受け取る情報は何か」「受け取った後に誰が見るか」を書き出します。製品名が同じでも、契約している機能、接続する機器、利用環境が同じとは限りません。画面を見ながら、日付、利用者、記録内容、更新のタイミングを一つずつ確かめると、連携の説明を実務に置き換えられます。

カメラの設置は、事務の省力化だけで決める話ではありません。管理者は、設置目的、閲覧を許可する人、映像の扱い、職員や利用者側への説明を整理してください。事故の原因や対応方針は、映像があっても専門職と事業所が判断します。映像から何が確認できたかと、そこからどう判断したかを分ける運用が、後の説明を支えます。

2-2. あやめの里の事例：通知を受けた後の動きまで設計する

トーテックアメニティの公式事例では、社会医療法人共愛会の介護老人保健施設あやめの里が、見守り機器、無線環境、インカムなどを整備した取組を紹介しています。カメラ映像で居室の様子を確認し、職員が訪室の要否を考える運用、転倒時の状況を録画から確認する運用、ベッド上での体重測定が掲載されています。選定時に複数の機器を試した点も示されています。

同事例は、導入したすべての機器の連携や運用が完成したと説明しているわけではありません。機器どうしの連携、睡眠等のデータの活用、法人内への展開には今後の課題があると記載されています。現場で効果を感じている工程と、これから整える工程を併記していることが、導入を検討する管理者にとって参考になります。

出典：トーテックアメニティ：あやめの里の導入事例（2026年11月確認）。記載は公開事例の取材時点の内容です。現行製品の機能や契約条件は公式サイトで要確認です。

御社で整理したいのは、通知の種類ごとの受信者、不在時の引き継ぎ、確認した記録の残し方です。通知が多いか少ないかだけでは、仕事が改善したかを判断できません。確認のための移動、対応の重なり、記録の抜け、職員が不安に感じた場面を並べて見ます。対応の優先順位やケアの変更は、利用者の状態を踏まえて専門職と事業所が決める事項です。

体重測定のような現場機器の機能と、請求前の集計など事務の機能も混ぜないでください。取得した値の意味を判断すること、服薬やケアを調整することは専門職の領域です。AI社員AIKATAが扱う記録のデータ化は、現場の職員が記録した内容を入力する仕事です。見守り機器によるケアの判断を代行するサービスとして紹介してはいけません。

2-3. 定山会の事例：ICTを理念、研修、定着の仕組みと結び付ける

リコーの公式記事は、社会福祉法人定山会の地域に根差した介護と、職場づくり、ICT活用を紹介しています。記録情報の一元化、伝達漏れへの対応、監査準備、見守りによる職員の負担軽減が取り上げられています。一方で、保育、委員会、人事評価、研修といった職員を支える取組も述べられています。職員の定着を、機器だけの成果として切り取らない読み方が必要です。

同記事では、利用者の生活に合わせる個別ケアや、施設と在宅のサービスを通じた支援が事業の背景にあります。ICTは、その方針に沿って現場の時間を支える手段として位置付けられています。インカムや音声入力は今後の検討事項として記載されており、導入済みとは扱いません。

出典：リコー：定山会のICT導入事例（2026年11月確認）。記載は公開事例の取材時点の内容です。現行製品の機能や契約条件は公式サイトで要確認です。

御社への当てはめでは、職員への説明を「入力画面が変わります」で終えず、「どの転記をなくし、どの時間を現場へ戻すか」まで具体化します。役職ごとに困る場面も違います。現場の職員は勤務中の記録、事務職員は月初の照合、管理者は承認と提出の集中に困っているかもしれません。それぞれの仕事のつながりを見える形にして、目的を同じ言葉で共有します。

地域や法人の理念は、システムの標準設定だけでは表現しきれません。ご家族への連絡を誰が確認するか、事業所間で何を共有するか、例外を誰に相談するかを運用として残します。職員から出る疑問を集め、決めた内容を更新する役割も必要です。これらは公開事例そのものの追加情報ではなく、御社が導入を検討する際の確認項目です。

2-4. 事例を比べる表は、製品の優劣より工程を比べる

比較する観点	公開事例から確認できる取組	御社で確かめる事項
記録と情報共有	あじさいのシステム連携、定山会の情報一元化	二重入力の箇所、情報の更新元、入力内容を確定する人
見守りと職員の動き	あやめの里の映像確認、あじさいの状況把握	通知を受ける人、対応を決める人、対応後の記録
通信環境	あじさい・あやめの里の無線環境整備	使う場所での接続、端末の管理、停止時の連絡
職場への定着	定山会の理念・研修・職場環境との組合せ	導入の目的、教える担当、質問と改善案の受け付け
導入後の展開	各事例で示された将来の機能活用や拡張	現在できること、次に試すこと、未決事項の区別

この比較表は、本記事が公開情報から整理した観点です。施設の規模やサービス種別が違えば、通知を受ける体制も事務の締め方も変わります。同じ機器を置くことより、「前は誰が何をしていたか」「導入後はどの工程が変わったか」を比較してください。施設の夜勤の事例を、訪問介護の月初の実績集計へそのまま当てはめることはできません。

効果の数字を見る場合も、対象部署、測定期間、導入前後の条件、同時に変えた働き方が必要です。残業が減ったとしても、記録システムだけでなく、役割分担や勤務の組み方が変わっている可能性があります。本記事では、他法人の削減率を御社の予測として提示しません。御社の記録から基準を決めて、同じ条件で比較することを勧めます。

2-5. 導入は、棚卸し、試用、役割分担、評価の順で進める

介護DXの準備として、管理者は現場と事務が一緒に業務を確認できる場を設けます。厚生労働省は、介護サービス事業における生産性向上のガイドラインや関連資料を公開しています。御社ではその資料も参照しながら、何を改善するか、誰が進めるか、結果をどう確認するかを決めてください。以下は本記事が、記録から請求準備までを対象に組み立てた導入の進め方です。

出典：厚生労働省・介護分野における生産性向上の関連資料（2026年11月確認）。補助制度の年度や申請期限をこの記事で固定せず、実際に利用する公募の公式情報で確認してください。

棚卸しでは、完成した帳票だけを並べず、そこへ至る作業を追います。紙の介護記録はどこに集まり、提供票はどの形で届き、実績の変更は誰が連絡し、事務職員はどの画面へ入力しているでしょうか。メール、FAX、紙、Excel、介護ソフトに同じ情報が重なっているなら、どれが最新かを決める工程も仕事の一部です。

試用では、通常の記録、変更がある記録、判読が難しい記録など、違う条件を使います。取り込めた件数だけで評価せず、元の記録へ戻れるか、誤りを見つけたときに止められるか、修正後の内容を再確認できるかを見てください。実データを外部へ渡す必要がある場合は、先に受け渡しと利用範囲を決めます。未整理の個人情報を、試用だからとそのまま共有しない運用にします。

切り替え時期は、月初の請求作業と重ならないよう検討します。新しい画面を覚える時間と、請求を確定する時間を同時に増やすと、何が原因で仕事が遅れているのか分からなくなります。事業所が承認する対象、現場へ戻す確認事項、元の方法に戻す場合の手順を決めてから対象を広げると、途中で責任が曖昧になりません。

2-6. 費用と補助制度は、導入後の運用まで含めて確認する

機器やソフトの費用を確認するときは、本体や利用契約のほかに、通信環境、端末、設置、初期設定、データ移行、保守、研修、連携に関わる項目を質問します。これらがすべて有料であると断定する意味ではありません。どこまでが提示された条件に含まれ、何が個別確認なのかを見分けるための質問です。金額の大小だけでは、実際の導入負担は分かりません。

料金の仕組みは、一括の購入、継続利用、機能ごとの追加、個別見積りなど、対象の製品や契約で異なります。本記事で紹介した事例の導入条件が、現在の新規契約にも適用されるとは限りません。現行の料金体系、最低利用条件、利用する端末や事業所の追加、解約時のデータの受け取り方は公式サイトで要確認です。製品の機能一覧に連携と書かれている場合も、相手先と対象項目を確かめてください。

補助制度については、御社の所在地、サービス種別、申請時点で利用できる公式の公募情報を確認します。対象経費、申請と契約の順番、実績報告に必要な資料、導入後に残す記録を、管理者と事務職員で分担して確認してください。過去の導入事例で助成が使われていても、御社で同じ制度が利用できる根拠にはなりません。採択を前提に契約を急ぐのではなく、公募条件と導入予定を照らします。

経営会議へ提出する説明では、「何を買うか」の横に「どの作業を減らすか」「その作業を誰が担うか」「ケアや説明の時間へどう戻すか」を書きます。月初の事務に関しては、入力の速さだけでなく、資料を探す時間、現場への確認の往復、承認待ち、返戻の原因を探す仕事も含めてください。費用の見積りと仕事の見積りを一緒にすると、導入後に残る負担を把握できます。

2-7. 定着の評価は、時間、正確さ、職員の負担を分ける

評価表は、現場と事務のどちらかだけに偏らせないことが大切です。記録が早く入力できても、事務職員が表記の違いを毎回直しているなら、その作業も評価に含めます。確認を減らした結果、記録の不足が後から分かるなら、短縮時間だけを成果にできません。安全と正確さを保ちながら、どの往復や転記を減らせたかを見てください。

評価するもの	記録する内容の例	見落とさない点
処理の時間	集計、転記、照合、承認の各工程に使った時間	入力後の手直しも同じ範囲に含めます
待ち時間	現場への質問から返答まで、承認依頼から決定まで	担当者の不在や資料不足を区別します
正確さ	不足、重複、訂正、確認の差し戻しの理由	件数だけでなく、原因を残します
職員の負担	操作で迷った場面、通知への不安、質問しにくさ	職種や時間帯による違いを確認します
時間の使い道	現場への支援、研修、面談、利用者への対応	省力化した後の目的まで確認します

職員への聞き取りは、操作が得意な人だけで行わないようにします。日中に事務を担当する人と夜間の現場を担う人では、同じ画面でも使う目的が違います。覚え直す項目を絞り、困ったときに何を確認すればよいかを示してください。既存の記録方法を整理する際は、介護記録アプリと記録業務を整理する記事も、対象業務の切り分けに役立ちます。

03 MONTHLY BOTTLENECKS 見守りと記録が整っても、月初の手作業は別に残る 実績の確定、提供票との照合、請求前の点検を、事務の工程として見直します

3-1. 月末の実績と、月初の請求に仕事が集中する理由

介護事業所では、月末に実績が締まってから月初の国保連請求までに、資料を集めて確かめる仕事が集中します。現場の記録が電子化されていても、提供票の変更、紙で届いた連絡、利用者情報の更新が別々に管理されていれば、事務職員はそれらを見比べる必要があります。画面の入力速度だけを改善しても、何を正しい実績として扱うかが決まるまで仕事は進みません。

ここでいう提供票と実績の照合は、訪問・通所などのサービス事業所を中心にした例です。居宅介護支援では、ケアマネジャーによるケアプランの作成や給付管理など、それぞれの役割に沿った業務があります。併設するサービスをまとめて改善するときも、帳票の名前だけを合わせて同じ処理にしないようにします。誰が作り、誰が確認する情報かを先に区別してください。

処遇改善加算の計画書や実績報告の準備が重なる時期には、賃金の集計や様式への転記も管理者に集まります。研修・委員会の記録、勤務形態一覧表、運営指導に向けた書類の不足チェックも、請求とは別の仕事です。月初の処理を一つの担当者の努力に預けると、請求の準備を優先した分だけ、ほかの書類の確認が後に回ります。

3-2. データ連携の後にも、変更と例外を確かめる工程がある

ケアプランデータ連携システムは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所の間で、提供票の予定・実績等をデータでやり取りする仕組みです。大阪府国保連の公式案内でも、毎月の提供票をオンラインで送受信する仕組みとして説明されています。連携による受け渡しと、内容の最終判断は別の工程として扱ってください。

出典：大阪府国民健康保険団体連合会・ケアプランデータ連携システム（2026年11月確認）。個別の介護ソフトでの取り込み方法や対応範囲は、各ソフトの公式サイトで要確認です。

事務の負担を増やすのは、単純な入力だけではありません。変更前と変更後の資料が両方残っている、記録の字が読めない、実績の訂正が口頭で伝わる、担当者が不在で根拠が分からないといった場面です。このような例外を、入力する人が毎回判断して埋める運用にしないことが大切です。未確定の項目を止め、判断できる担当者へ戻す流れを用意します。

事務職員の採用や引き継ぎも、ソフトの操作説明だけでは完結しません。どの資料を根拠にするか、どの変更を誰へ聞くかという経験が個人に集まっていると、その人が休んだ日に仕事が止まります。人員面の整理は、介護事業所の人手不足と事務の分担を扱う記事でも確認できます。ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。次章では、その流れを具体化します。

04 AUTOMATE THE PROCESS AIで受け取りから承認待ちまでをつなぐ 確定した事実を処理し、不明点は止めて、資格者と事業所の判断を残します

4-1. AIに聞いて早くする効率化と、毎月回す自動化の違い

「この表をどう集計するか」とAIに聞いて、事務職員が答えを読んで作業するのは効率化です。対して自動化は、合意した入力元から資料を受け取り、決めた規則で処理し、照合して、承認が必要なものを整える流れです。回答を一度得ることと、翌月も同じ条件で仕事を進められることには、仕組みとしての違いがあります。

Claude Code/CodexのようなAIのツールを使う場合でも、ツール名を決めただけで介護事務が自動化されるわけではありません。入力元、作業の順序、照合する項目、停止する条件、承認者を明確にする必要があります。以下は一般的な運用の考え方です。特定の介護ソフトとの標準連携や、無条件に画面操作できることを約束する説明ではありません。

AI社員AIKATAは、実績集計や請求データ作成などの事務をAIと人の二重体制で受託し、仕組みの構築と運用も担います。御社がAIのツールを操作し続けたり、処理のたびに指示文を作り直したりする前提ではありません。事業所ごとのルールを仕組みに落とし込み、AIの処理結果を人が品質チェックしたうえで、御社が最終確認と承認を行います。

4-2. 今の介護ソフトで、実績の受け取りから請求準備へ進める

AI社員AIKATAは、職員が記録した内容や予定の変更を受け取り、実績と提供票を照らす作業を行います。抜けやずれがあれば、確認のための文面を準備し、御社の承認を挟んで確認を進めます。現場が書いていないケアの内容を作ったり、曖昧な記録を根拠なく補ったりする仕事は引き受けません。記録の内容を確定する役割は現場に残ります。

確定した実績は、現在お使いの介護ソフトへの取り込みや画面操作で入力します。カイポケ、ほのぼのNEXT、ワイズマンシステムSPなど、御社が使っているソフトの画面を確認します。これらの提供会社と提携しているという意味ではありません。引き継ぎでは実際の画面と操作を確認し、御社の環境でどの方法を使うかを整理します。

入力後は、前月との相違や、確認が必要な箇所を点検し、AI社員AIKATAの人が品質を確かめます。算定の可否に判断が必要なものは事業所へ戻します。準備した請求データと利用者負担の請求書、口座振替データの内容を事業所で確認・承認し、国保連への伝送は事業所が行います。「承認だけ」と表現する範囲は、受託した事務の成果物に対する日々の作業を指します。

工程	これまで事務職員が行っていた作業	AI社員AIKATAに任せた後
受け取り	紙・メール・介護ソフトを見回って資料を集める	合意した受け渡し方法で資料を受け取り、整理します
照合	提供票と実績を並べ、不足や変更を探す	ずれを洗い出し、確認が必要な事項をそろえます
入力	確定した実績や記録を画面へ転記する	今の介護ソフトで入力を進めます
点検	前月の内容や元資料を探しながら確認する	AIの処理結果を人が品質チェックします
承認と伝送	データを作り終えてから内容を確かめて送る	事業所が完成した内容を確認・承認し、伝送します

4-3. 記録のデータ化と加算書類にも、同じ境界を置く

紙の介護記録では、職員が記載した内容をデータにして介護ソフトへ入力するところが受託範囲です。手書きが読みにくい場合に確認することと、記録の内容を新たに考えることを混ぜないでください。ヒヤリハット報告の一覧化や集計も、報告された内容を扱う事務として整理します。事故の評価や再発防止の判断は事業所の役割です。

処遇改善加算の書類では、職員の賃金を集計して様式へ転記し、不足がないかを確認する下準備を扱います。加算を取るかどうか、配分をどうするか、提出する内容の最終判断は事業所が行います。勤務形態一覧表の作成や勤怠の集計を任せても、人員基準を満たしているかの判断まで自動化に含めません。

4-4. 法令と資格者の業務の線引きを、契約と運用に残す

AI社員AIKATAは、上の注意事項の分担に沿って事務を引き受けます。資格者の独占業務と、事業所自身が行う判断は引き受けません。居宅介護支援の計画作成やアセスメント、サービス担当者会議に関する基本的な役割は、厚生労働省の指定居宅介護支援等の人員及び運営に関する基準でも確認できます（2026年11月確認）。個別の運用は、事業所のサービス種別と担当する専門職の役割に沿って整理してください。

情報の取り扱いは、秘密保持契約を結ぶだけで終わりません。利用者の心身の状態や介護記録を、どの方法で受け渡し、どこに保管し、どの業務に使うかを御社の規程に合わせて決めます。郵送物の受け取り、紙の現物の回収、押印など、物理的に人が動く工程は自動化しきれません。事務を任せる前に、その工程の担当も残しておきます。

05 BUILD OR ENTRUST 増員・外注・自作では、事務作業は片づかない 事業所が人や仕組みを抱え続ける負担を、選択肢ごとに整理します

4つのうち3つは、会社の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比べるのは、毎月の事務を回す人や仕組みを、御社が抱え続けずに済むかという観点です。特定の会社や製品の品質を否定する比較ではありません。AI社員AIKATAは、事務作業に加え、その仕組みの構築と運用を受託するため、この観点で選ぶ道になります。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①事務職員を増やす	月初に作業する人を増やせば解決する	採用・教育・引き継ぎと、利用者ごとの判断の共有が事業所に残ります	✕
②従来型の外注・BPO	作業を渡せば自社の仕事がなくなる	資料を整える説明、確認の往復、仕上がりの手直しを事業所が抱える運用です	✕
③社内でAIを自作する	転記を自動にすれば毎月回る	ルールの整理、検証、画面変更への対応、保守の担当が必要です	✕
④AI社員AIKATAに任せる	作業と、それを回す仕組みを任せたい	構築・運用と人の品質チェックを引き受け、事業所は成果物の確認・承認を行います	◎

5-1. 増員と外注では、忙しい時期を支える準備が残る

増員すれば、採用した人が仕事を覚えるまでの説明と確認が必要です。介護職員の確保を優先する事業所では、事務職員の採用を後回しにしやすく、採用できたときには次の繁忙期が近いこともあります。さらに、特定の担当者の経験に依存したまま人数を増やすと、利用者ごとの扱いを複数の人へ伝え続ける仕事が増えます。

従来型の外注について、この比較では、事業所が資料をそろえて説明し、返ってきた成果物を手直しする運用を想定しています。単に入力作業の担当が外へ移っても、どれが正しい資料かを決めるための説明や問い合わせが事業所に集中すれば、月初の負担は残ります。取引先の会社名を挙げて、できないと断定する話ではありません。御社の側にどの工程が残るかの問題です。

5-2. 自作では、会社ごとのルールと検証を持ち続ける

社内の自作では、転記する場所を見つけるだけでなく、いつの情報を正とするか、予定と実績が違うときにどうするか、誰が承認するかを定義する必要があります。利用者ごとの公費の扱いや、事業所のサービスごとの違いを、担当者が言わなくても毎回同じように参照できる形にします。普段は無意識に行っている判断を、処理の規則として表すところに仕事があります。

さらに、試した一件が合っていても、業務全体が正しいとは言えません。記録が不足している場合、同じ資料を再度受け取った場合、承認前に訂正が届いた場合など、止めるべき場面を確かめます。ソフトの画面や帳票が変われば見直しも必要です。作った職員だけが内部を理解している状態になると、事務の属人化が、仕組みを直す人の属人化へ置き換わります。

06 AI SHAIN AIKATA AI社員AIKATAが引き受ける介護事業所の事務 AIと人の二重体制で、今のソフトと事業所のルールを使います

6-1. 請求、記録、加算書類、職員の事務をまとめて整理する

AI社員AIKATAは、介護事業所の定型的な事務をAIと人の二重体制で引き受ける業務代行サービスです。主体はAI社員AIKATAで、運営会社は株式会社GENAIです。対象は、国保連請求のデータ作成とチェック、実績の集計、介護記録のデータ化、利用料の請求書作成、加算書類の下準備などです。介護の提供や専門職の判断を代わりに行うサービスではありません。

業務	AI社員AIKATAが担う事務	事業所・資格者に残ること
請求	実績の集計・照合、請求データ、請求書・領収書、口座振替データの作成、返戻・過誤の原因の洗い出し	算定の判断、請求データの最終確認・承認、国保連への伝送
記録	記載済みの介護記録やバイタルのデータ化、予定と実績の突き合わせ、連携データの取り込み、報告の一覧化	ケアの提供、記録の中身の作成、状態の見立て
加算・運営書類	賃金の集計、計画書・実績報告の下準備、書類不足の確認、研修・委員会の記録整理	加算を取るかの判断、配分、提出内容の確定と提出
連絡・職員の事務	実績の送付準備、ご家族へのお知らせの下書き、勤務形態一覧表、勤怠集計	連絡内容の承認、人員基準を満たすかの判断

請求を先に対象とし、その後に介護記録のデータ化や処遇改善加算の書類、勤務形態一覧表の作成へ範囲を広げる場合も、事業所の役割を都度整理します。これは受託範囲の広げ方の説明であり、特定の法人の成果や削減時間を示すものではありません。何を任せるかを、名称だけでなく入力元と完成する成果物でそろえることが大切です。

国保連請求のソフトを中心に考えたい管理者の方は、介護請求ソフトと実績の突き合わせを整理した記事も確認してください。サービスの対象業務と受託の考え方は、介護事業所向けのAI社員AIKATAのページにまとめています。

6-2. 引き継ぎは、事務職員の画面と書類から始める

AI社員AIKATAは、事務職員の方の操作画面を見ながら、業務を分解・整理します。御社が先に詳細なマニュアルを作り切る必要はありません。どの資料が届き、何を確認して、介護ソフトや請求の伝送ソフトで何をしているかを見て、受託する範囲と御社に残る仕事を区切ります。国保連への伝送そのものは、事業所の役割です。

事業所ごと、取引先ごと、利用者ごとのルールを仕組みに落とし込むため、毎月の作業を特定の担当者の記憶だけに頼らせません。AI社員AIKATAが構築と運用を担い、AIの処理結果を人が品質チェックします。御社にAIの知識は必要ありません。御社の日々の作業は、受託した範囲では作成済みの請求データや入力済みの記録の確認・承認が中心になります。

月初の国保連請求や、処遇改善加算の計画書・実績報告で業務量が増える時期も、御社が事務職員を追加で採用・教育せずに処理量を増やせます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。対象の業務と役割分担を確認したうえで運用を設計します。ここでいう繁忙期への対応は、事業所の現場配置や必要な専門職の役割を置き換える意味ではありません。

6-3. 承認に必要な材料と、保管・受け渡しを先に決める

承認する管理者が、もう一度最初から実績を集め直さなければならないなら、仕事は十分に移っていません。引き継ぎの段階で、何を確認してから承認するのかを整理します。元の記録に不明点がある場合や、加算の算定に判断が必要な場合は、事業所へ確認を戻します。事務の処理と事業所の責任を分けることで、承認の意味を保ちます。

利用者の心身の状態、介護記録、ご家族の連絡先などを扱うため、NDAを結び、アクセスする情報を必要な範囲に絞ります。受け渡しと保管は、事業所の個人情報の規程に合わせて決めます。紙を写真やデータにする前に、紙の現物を誰が受け取り、どこへ置くかも確認してください。受託範囲に入らない物理的な作業を、担当者不明のままにしないことが必要です。

07 DECIDE WHO DOES THE WORK 残る道は「作業そのものを任せる」だけ 道具の追加ではなく、毎月の事務を回す責任と役割を比較します

記録や見守りの機器は、介護の現場を支える土台です。一方で、月初の集計や照合、書類づくりを手放したいという課題には、誰がその作業を継続して担うかを決める必要があります。以下は特定のソフトの優劣ではなく、事業所に残る作業と仕組みの管理を比較した、本記事の整理です。ケアの判断と事業所の承認は、どの選択肢でも必要です。

観点	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せる
忙しい時期の負荷	✕ 集計・照合が管理者や事務に集中します	△ 機能の習得と運用の管理が残ります	◎ 受託事務をAIと人の体制で処理します
会社ごとのルール	△ 担当者の記憶に依存しやすい運用です	△ 設定と例外の扱いを御社が整えます	◎ 事業所・利用者ごとのルールを仕組みにします
お客様への対応の速さ	△ 資料の収集と確認から始めます	○ 情報を確認できても、対応する工程は残ります	◎ 請求書や連絡の下書きなど、対応前の事務を準備します
事務職員の採用と教育	✕ 作業量に応じて担当を確保する負担が残ります	△ 操作と事業所ルールの教育が残ります	◎ 受託業務の構築・運用を引き受けます
法令の線引き	○ 御社が判断と作業を担います	○ ソフトを使っても判断は御社です	◎ 事務を受託し、資格者の業務・算定判断・伝送を御社に残します

表の対応の速さは、個別の返信時間や緊急対応を保証するものではありません。実績の整理や請求書の作成、ご家族へのお知らせの下書きなど、対応に先立つ事務を任せられるという意味です。現場での対応、説明内容の判断、連絡の承認は事業所が行います。必要な専門的判断まで外へ移したように解釈しないでください。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

導入事例を読む目的は、機器を同じ数だけそろえることではありません。御社の管理者と事務職員が、どこで手を動かし続けているかを見つけ、任せる工程を具体化することです。記録の入力、提供票との突き合わせ、返戻の原因の洗い出し、加算書類の下準備は、同じ月初に重なることがあります。一つの作業だけを速くしても、前後の工程が人に戻るなら、忙しさは続きます。

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも会社が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道はAI社員AIKATAに任せることだけです。ここで手放すのは、本記事で整理した事務作業と、それを回す仕組みの構築・運用です。介護の内容、資格者の業務、算定の判断、最終承認、国保連への伝送を手放すことではありません。

08 PREPARE FOR NEXT MONTH 次の繁忙期に向け、任せる事務と残す判断を決める 人を増やす・ソフトを替えると決める前に、現在の仕事を整理します

介護DXを検討する管理者の方は、まず現在の月初の仕事を、資料の受け取り、照合、入力、点検、承認、伝送に分けてみてください。すべてを新しい資料にまとめる必要はありません。普段使っている画面や書類から、どこで手が止まるかを確認できます。現場の記録と事務の処理を同じ場で見れば、対象を決めやすくなります。

無料相談では、AI社員AIKATAと業務を棚卸しし、どの業務から任せられるか、どこまで受託するか、どの判断を事業所に残すかをその場で整理します。相談は60分、オンラインのGoogle Meetで行い、全国に対応しています。契約の義務はありません。詳細が画面や書類を見ないと分からない部分は、追加で確認する事項として整理します。

8-1. 次の忙しい時期を、人を増やさずに越える準備を始めませんか

AI社員AIKATAの無料相談では、国保連請求の準備、記録のデータ化、加算書類の下準備のうち、どこから任せられるかを整理します。作業の受託範囲に加え、資格者の業務、事業所の算定判断、最終確認と国保連への伝送は御社に残す分担を確認します。介護事業所向けのページから、相談へお進みください。

人を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、入力・集計・書類づくり・確認の作業か、それを回す人と仕組みが社内に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いのカイポケ・ほのぼのNEXTなどはそのまま、取引先・利用者ごとのルールも登録して処理し、社内に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

上の案内にある「仕上がりの確認と承認だけ」は、受託した事務成果物についての説明です。ケアプランの作成、アセスメント、ケアの提供、記録の内容の作成、算定の判断と国保連への伝送は、事業所と専門職に残ります。紙の受け取りなどの物理的な工程も、役割分担を決めて進めます。

よくある質問

Q. 介護DXの事例は、何を基準に選んで読めばよいですか？

A. 御社と同じ機器を使う事例だけでなく、改善したい仕事が近い事例を読みます。記録の転記、見守り後の対応、情報共有、請求前の照合など、どの工程が変わったかを確認してください。成果の数字を比較するときは、対象業務と測定条件をそろえる必要があります。

Q. 小規模な介護事業所でも、事例から学べますか？

A. 学べます。ただし、施設の夜勤体制や規模をそのまま当てはめず、記録の受け渡し、役割分担、確認待ちといった工程を参考にします。御社の月初の請求や加算書類に残る事務を棚卸しすれば、人数の違う法人の事例からも運用上の確認項目を取り出せます。

Q. 見守り機器を導入すれば、請求事務も自動化されますか？

A. 見守りと請求準備は、対象とする仕事が異なります。データ連携の範囲は製品と契約によって確認が必要です。提供票と実績の照合、変更の確認、請求前の点検など、御社に残る工程を確かめてください。AI社員AIKATAは、それらの事務を対象に受託範囲を整理します。

Q. 法令上、AIに任せて問題ないですか？

A. AI社員AIKATAが引き受けるのは、実績の集計、請求データ作成とチェック、記録のデータ化、書類の下準備などです。ケアプランの作成やアセスメント、サービス担当者会議の運営は介護支援専門員の業務です。加算の算定判断、請求データの最終確認と国保連への伝送は事業所に残し、役割分担を契約で明確にします。

Q. 今の介護ソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、現在の介護ソフトを使い、画面操作を含めて自動化します。引き継ぎでは御社の画面、資料、ルールを確認します。ソフトの乗り換えを前提にしません。国保連への伝送は事業所が行います。

Q. 紙の記録が残り、マニュアルもなくても相談できますか？

A. 相談できます。AI社員AIKATAが、事務職員の操作画面と書類を見ながら業務を分解・整理します。記録の内容は現場の職員が書き、記載された内容のデータ化と入力を引き受けます。紙の受け渡しと保管、現物を受け取る担当は先に決めます。

Q. 利用者の情報は、どのように扱いますか？

A. NDAを結び、介護ソフトへのアクセスは任せる業務に必要な範囲に絞ります。利用者の心身の状態や介護記録などの受け渡しと保管は、事業所の個人情報の規程に合わせて決めます。情報の範囲や利用目的を曖昧にしたまま引き継ぎを進めません。

Q. 処遇改善加算の配分や、人員基準の判断も任せられますか？

A. 判断は任せられません。AI社員AIKATAは賃金の集計、計画書・実績報告の下準備、勤務形態一覧表や勤怠データの集計を担います。加算を取るか、どう配分するか、人員基準を満たすかは事業所が判断し、提出も事業所が行います。

Q. 複数サービスを併設している場合や、繁忙期の料金はどうなりますか？

A. 訪問介護・通所介護・居宅介護支援など、サービスごとのルールを仕組みに整理して対象の事務を引き受けます。料金は月額の定額で、業務量が増えても変わりません。各サービスの受託範囲と事業所に残る判断を確認して進めます。

Q. 無料相談では何を決められますか？

A. 現在の業務を棚卸しし、どの業務から任せられるか、どこまで受託できるかを整理します。60分のオンライン相談をGoogle Meetで行い、全国対応で契約の義務はありません。人を増やす・ソフトを替えると決める前に、現在の画面や書類をもとに確認できます。

あわせて読みたい：同じテーマの記事

AIAI社員AIKATA

AI社員AIKATAへのお問い合わせ

この記事を読んで気になった方へ。
専門スタッフが、御社に最適な
業務自動化・業務代行プランを無料でご提案します。

ご希望のサービス

お問い合わせ対象のサービス*必須 AI社員AIKATA（業務の丸ごと代行）

サービスを選択してください

---

お客様情報

会社名・屋号*必須

会社名を入力してください

業種*必須 選択してください IT・ソフトウェア 製造業 建設・不動産 小売・EC 飲食・宿泊 医療・介護 教育・研修 士業・コンサル 人材・BPO その他

業種を選択してください

お名前*必須

お名前を入力してください

メールアドレス*必須

※法人・事業用のメールアドレスでお願いします（Gmail等の個人用フリーメールは受付できません）

正しいメールアドレスを入力してください

電話番号任意

---

現在の課題について

現在感じている課題*必須

人手不足で業務が回らない 社長・経営者が現場を離れられない 定型業務に時間を取られている AIを導入したいが何から始めればいいかわからない 外注・人件費コストが高い 業務フローが属人化している 社員のITリテラシーにばらつきがある

1つ以上選択してください

効率化・自動化したい業務*必須

営業・顧客対応（CRM・メール等） 経理・請求書・入金管理 採用・人事・労務管理 マーケティング・SNS・広告運用 カスタマーサポート・問い合わせ対応 資料作成・レポート・議事録 データ入力・集計・分析 社内の情報共有・ナレッジ管理

1つ以上選択してください

上記業務に現在かけている月額コスト*必須 選択してください まだかけていない（これから検討） 〜10万円 10〜30万円 30〜50万円 50〜100万円 100万円以上 その他（自由入力）

月額コストを選択してください

その他、ご相談内容任意

---

面談日時の選択

ご希望の日時*必須

約1時間のオンライン面談（Google Meet）です

空き枠を取得中...

面談日時を選択してください

この内容で面談を予約する

予約確定後、Google Calendarの招待メールをお届けします。
しつこい営業は一切ございません。