【2026年11月最新】雇用契約書テンプレートの選び方・書き方｜社労士事務所の明示事項確認と入社事務の自動化

雇用契約書のテンプレートは、厚生労働省の最新の労働条件通知書を基準に、顧問先の雇用形態と就業規則に合わせて選びます。WordやExcelの書式を入手しただけでは、明示事項の確認、本人への交付、契約更新、給与設定への反映までは完了しません。社労士事務所では、書式の選択と、その後の事務作業の受け渡しを一緒に整えることが大切です。

2026年10月時点では、2024年の労働条件明示ルール改正だけを確認して終えることもできません。パートタイム・有期雇用労働者については、2026年10月1日から、待遇の相違の内容・理由等について説明を求めることができる旨が明示事項に追加されています。古いファイルに今年の日付を付けるだけで最新版にはなりません。

この記事は、顧問先から雇用契約書の整備を依頼される所長・管理者・職員の方に向けた実務ガイドです。まず無料の雛形の確認先と記入の判断材料を整理し、その後にAI社員AIKATAへ入社事務や給与計算の下準備を任せる方法を紹介します。労働条件の判断、法定帳簿書類の作成、行政機関への提出代行は先生方が担う前提です。

出典・確認時点：2026年10月31日、厚生労働省「同一労働同一賃金特集ページ」。

01 TEMPLATE BASICS 雇用契約書テンプレートの選び方と労働条件通知書の基礎知識

1-1. 雇用契約書と労働条件通知書の違いを先にそろえる

労働条件通知書は、使用者が労働契約を締結する際に、労働者へ労働条件を明示するための書面です。雇用契約書は、どの条件で働くことに双方が合意したかを確かめる書面です。契約の成立と、労働基準法に基づく明示の義務は別の問題なので、「契約書に署名していないから通知も不要」とは整理できません。

雇用契約書という名称の書面を必ず作らなければ契約が成立しない、という仕組みではありません。ただし、書面等での明示が必要な事項について、口頭の説明だけで済ませることはできません。事務所が依頼を受けた時点で、内定通知、採用条件の提示、雇用契約書、労働条件通知書がそれぞれ存在するかを確認し、同じ条件を指しているかを照合します。

「雇用契約書兼労働条件通知書」として一体化する場合は、明示すべき事項に加え、当事者と合意内容が読み取れる構成にします。一体化した名称自体が適法性を保証するわけではありません。本人に渡る内容と事務所に保管する内容が一致し、どの版で確認したかを後から説明できることが実務上の要点です。

顧問先から「前任者の契約書を流用したい」と言われた場合は、前任者との条件の差を洗い出します。部署名だけが変わるのか、勤務地限定が外れるのか、期間や賃金の扱いまで変わるのかで確認範囲が違います。空欄を埋める前に、顧問先の意思決定が必要な箇所を明確にするのが先生方の役割です。

出典・確認時点：2026年10月31日、厚生労働省「労働契約に関する法令・ルール」。

1-2. 厚生労働省の雛形を基準に、適用する版と雇用形態を選ぶ

まず確認したいのは、厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーです。一般労働者、短時間労働者、派遣労働者、建設労働者、林業労働者などの区分があり、常用・有期雇用型、日雇型、無期転換後の労働条件に関する様式を確認できます。名称が似ていても用途が異なるため、最初に顧問先の対象者を分類します。

2026年10月31日の確認時点では、2026年10月1日以降に使用するモデル様式と、従前の様式が区別されて掲載されています。日雇型は従前と同じ様式という案内もあります。すべての書式を同じ理由で差し替えるのではなく、公式ページの対象期間と注意書きを見て採用する版を決めてください。

事務所内では、入手した原本をそのまま保存するフォルダーと、事務所が審査した作業用の書式を分ける運用にします。原本のURL、取得日、用途、確認者を一覧に残しておけば、後日「どの様式を基準にしたのか」を追えます。原本の説明文を削除して顧問先用に整える場合も、削除が明示事項の欠落になっていないかを確認します。

公式様式は確認の基準になりますが、顧問先の制度が自動的に反映されるわけではありません。職種限定、在宅勤務、シフト、独自の休暇、手当の支給条件などは、事実を回収して先生方が判断します。モデルの選択肢を全部残すのではなく、対象者に適用する内容を読み手が特定できる状態に仕上げる必要があります。

出典・確認時点：2026年10月31日、厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー」。

確認する対象	選択の出発点	事務所で追加確認すること
一般的な常用・有期雇用	一般労働者用の現行モデル	期間の有無、更新基準、実際の職務と勤務地
パート・短時間勤務	短時間労働者用の現行モデル	勤務日数、勤務時間、待遇と相談窓口
派遣・建設・林業等	対象区分の公式様式	一般の雇用条件以外に必要な業種・就業形態固有の確認
日雇い・臨時雇用	契約実態に応じた様式	名称に頼らず契約期間と就業の実態を確認
無期転換後の条件	無期転換後の労働条件のモデル	従前の条件との相違、適用する規則と対象者

1-3. Word・Excel・無料記入例は、使い方と配布条件まで確かめる

Wordは文章の編集や条項の配置を調整しやすく、Excelは項目の一覧管理や転記元との照合を組み立てやすい形式です。一方で、形式を選ぶだけでは誤記の防止にはなりません。Wordでは変更履歴やコメントが残っていないか、Excelでは印刷範囲から必須事項が落ちないかを、本人へ渡す状態で確認します。

民間の公式提供ページも参考になります。2026年10月時点の確認では、労務SEARCHの雇用契約書ページはWord形式の基本書式を案内し、フォーム入力による取得方法を掲載しています。マネーフォワードの公式ページでは、Wordの雇用契約書、一般の記入例、パートの記入例、テンプレート一覧ハンドブックが案内されています。いずれも提供元のページに掲載された範囲の紹介です。

マネーフォワードの各対象ページには、WordまたはExcelで作成したテンプレートが同社の人事労務サービスと互換性を持つものではない旨も記載されています。ファイルを入手すれば給与ソフトに直接取り込める、と推測してはいけません。自動連携や取り込み方法については、利用している製品の公式サイトで要確認です。

これらの配布ページの存在は、個別の顧問先の条件や現行法に合うことを保証しません。本文の更新日、ファイル内の改訂履歴、対象とする雇用形態を確認し、不足は先生方が補います。第三者への再配布や加工に関する条件も提供元で確認し、顧問先に案内する際は取得先リンクと必要な確認点を一緒に伝える方法が実務的です。

1-4. 雇用形態と関連書類を整理し、不要な書式まで一括配布しない

基本の雇用契約書・労働条件通知書に加え、正社員、アルバイト・パート、有期契約社員、嘱託社員、再雇用、出向などで確認する資料は変わります。飲食店のシフト勤務と固定時間の事務職では、勤務時間等を具体化するための資料も異なります。対象者の呼び方だけで書式を決めず、期間の定め、所定労働時間、就業場所と職務の範囲を確認してください。

出向では、出向元と出向先の関係、本人の労働条件、賃金負担や指揮命令の整理が必要になります。再雇用では、従前の条件をそのまま流用せず、再雇用後の契約期間・勤務日・職務・適用規則を確認します。どちらも通常の入社用ファイルの題名だけを変えて完了させず、先生方の個別判断が必要な案件として分けて受付します。

関連書類には、入社承諾書、入社誓約書、身元保証書、秘密保持契約書、雇用管理情報の利用に関する同意書、給与天引きに関する確認書などがあります。これらは労働条件通知書の代用品ではありません。身元保証や賃金控除などは別の要件の検討を伴うため、テンプレートに署名があればすべて有効になるとは考えず、採用する必要性と法的条件を確認します。

雇用証明書や雇用理由書は提出目的と提出先を確認し、契約条件を本人に明示する書面と区別します。就業規則や労働協約も、契約書と整合を確認するための資料です。チェックリストや手続きガイドは事務所の進捗管理に使い、顧問先から入手した証明・同意・契約の各書類を混同しないようにします。

場面	集める書式・資料の例	先生方が確かめる点
入社	雇用条件の提示資料、通知書、契約書、必要な誓約書	条件の一致、明示と合意、適用規則
変更・更新	現行契約、変更合意書、給与改定通知等の案	変更理由、本人への説明、発効時点
終了・退職	契約履歴、終了通知の案、退職に関する資料	終了事由、必要な説明・手続き
送付・返送	送付状、交付物の一覧、返送依頼	宛先、添付内容、本人へ渡った版
証明・個別案件	雇用証明書、雇用理由書、出向や再雇用の資料	用途、依頼範囲、他の専門家との役割分担

1-5. 雇用形態向けの書式を組み合わせ、雇用手続きの漏れを防ぐ

基本的な雇用契約書を選んだ後は、雇用形態向けの記入例をそのまま完成見本にするのではなく、確認すべき違いを発見するために活用します。たとえばパートの記入例で勤務曜日を確認していても、顧問先がシフトで決める運用なら、その決定方法と本人への伝え方を別途聞く必要があります。見本の文章より、今回の条件を説明できることを優先してください。

誓約書・同意書を併用するときは、雇用契約書と矛盾する条件がないかを確認します。契約書では職務を限定しているのに、別紙の誓約書では異なる範囲の仕事を無条件に承諾する内容になっていれば、先生方の検討が必要です。書類ごとに確認するだけでなく、本人へ渡す一組として見直すことで、雇用手続きをスムーズに進める準備ができます。

出向や再雇用など特殊な条件の案件では、通常の入社セットに追加資料を付ける前に、誰と誰の間の条件を確認するのかを整理します。顧問先間の取決め、本人に示す条件、事務所内の処理資料を分ければ、無関係な書類を本人に送ることや、必要な確認を省くことを防げます。確認が必要な書類の組合せは先生方が決め、回収状況の管理を職員へ引き継ぎます。

02 OFFICE PRACTICE 雇用契約書の書き方と明示事項・交付・契約更新の確認手順

2-1. 絶対的明示事項と相対的明示事項を、根拠資料に結び付ける

雇用期間、就業の場所・業務、労働時間、賃金、退職など、必ず明示する事項を一般に絶対的明示事項と呼びます。退職手当、賞与、労働者負担の費用、安全衛生、職業訓練、災害補償、表彰・制裁、休職など、定めがある場合に明示する事項は相対的明示事項として整理されます。ただし、この分類と「すべて書面交付が必要か」は同じ区分ではありません。

厚生労働省の労働条件明示に関するQ&Aでは、明示する事項と書面交付を要する事項が分けて説明されています。昇給の扱いを一律に処理せず、対象者の雇用区分と適用法令を確認してください。パートタイム・有期雇用労働者には、昇給の有無などを文書の交付等で明示する義務があります。事務所では、法令ごとの必要事項を重ねたチェック表にし、一般労働者向けの確認表だけで全員を処理しないようにします。

確認表には「対象になるか」「どこに記載したか」「どの資料で確かめたか」の欄を置きます。制度がないため該当しないのか、顧問先から回答が来ていないのか、担当者が見落としているのかを、空欄だけでは区別できません。未回答の項目には確認先を記載し、本人交付までに解消する条件として扱います。

規則を参照させる構成を採る場合も、条番号が現在の規則と合っているか、対象者が参照できる状態かを確認します。規則の改訂で番号がずれたまま古い契約書を流用する事故は、ファイル内の検索だけでは見つからないことがあります。適用する規則の名称・版・該当部分を、照合記録に残す運用が役立ちます。

出典・確認時点：2026年10月31日、厚生労働省「採用時の労働条件明示に関するQ&A」。

2-2. 雇用期間・勤務場所・仕事の内容は、実態と変更の範囲を分けて書く

雇用期間は、期間の定めの有無から確認します。有期の場合は開始日と満了日、更新の有無、更新する場合の判断基準、更新上限の有無と内容を整理します。試用期間と契約期間は同じ意味ではないため、試用期間の記載があることだけを理由に有期契約と判定してはいけません。採用時に説明した内容と照らして、先生方が契約の性質を確認します。

勤務場所は、雇入れ直後に就業する場所と、その変更の範囲を区別します。店舗勤務、複数拠点への応援、在宅勤務の組合せなどについて、顧問先の実際の運用を聞き取ります。便利だからという理由だけで広い変更範囲を一律に入れると、本人への説明や職務限定の合意と食い違うおそれがあります。

仕事の内容も同様です。部門名だけでは、何を担当する人かが分からない場合があります。採用時の職務と将来の業務変更について、担当業務、責任、対象範囲を確認し、顧問先が意図した条件を言葉にします。決まっていない内容を一般的な文章で補完するのではなく、未確定として確認に戻すほうが、その後の手戻りを減らせます。

2024年4月から、就業場所・業務の変更の範囲などに関する明示ルールが改正されています。期間や更新条件も含め、現行の公式モデルと照らしてください。事務所では、求人の条件、内定時の説明、契約締結時の内容を並べ、相違がある場合には顧問先に説明の経緯を確認する順序にします。

2-3. 勤務時間等・休日・所定外労働・休暇を給与設定と照合する

勤務時間等は始業・終業、休憩、勤務日、シフトの扱いまで一体で確認します。複数の勤務区分がある顧問先では、対象者にどの区分を適用するのか、シフトをどのように決めて伝えるのかを整理してください。変形労働時間制やフレックスタイム制などを使う場合は、名称を選択するだけでは足りず、制度の要件と実際の運用を先生方が確認します。

休日と休暇も区別します。休日は労働義務を置かない日、休暇は本来働く日について労働を免除する扱いです。休日の決め方、年次有給休暇、顧問先独自の特別休暇について、契約書と規則と勤怠の登録項目が一致するかを確認します。独自制度の名前だけが同じでも、有給・無給や対象者の範囲が顧問先ごとに異なる点に注意します。

所定外労働の有無の記載と、実際に時間外・休日労働を命じられる法的条件は分けて検討します。「有」に印を付ければ必要な協定や法令上の制限を無視できるわけではありません。本文では一律の時間上限を例示せず、顧問先の業種・働き方に適用される制度と、最新の公式資料で確認する進め方を採ります。

書面に記載された条件を給与設定へ渡す際は、単なる転記済みの印ではなく、設定対象と適用開始日を残します。入社月だけ特別なシフトになる場合、翌月からの通常勤務と混ぜないことが重要です。職員が確認すべきなのは文章の見た目だけでなく、勤怠の記録から給与計算に至る処理の前提が一致しているかです。

2-4. 賃金・退職に関する事項を、規則と個別条件から確認する

賃金は基本給と諸手当、決定・計算・支払の方法、締切日と支払日、昇給などを確認します。手当名が同じでも、支給対象や欠勤時の扱いが顧問先で異なることがあります。事務所では、契約上の条件と給与ソフトの項目の対応表を用意し、どの条件をどの設定へ反映したかを確認できるようにします。

固定残業代が含まれる場合や、歩合給・日給・時間給などの要素が組み合わさる場合は、通常の賃金と何がどう区分されるか、計算の前提が明確かを先生方が判断します。金額を過去の従業員の契約書からコピーする運用は避け、今回の対象者について確定した条件から転記します。この記事では金額の例を置かず、実際の条件は顧問先の決定資料で確認する前提にしています。

退職に関する事項は、定年の有無、退職手続き、解雇事由などを確認します。雛形にある申出期限を、そのまま法律上の一律の期限として説明しないでください。契約期間、退職の経緯、就業規則などに応じて個別の検討が必要です。契約書に記載したことと、その条件があらゆる場面で有効に適用できることも別の問題です。

退職や雇止めに関する相談が生じたときに備え、最新の書面だけでなく変更履歴を確認できる状態にします。終了通知書を用意すればそれだけで終了の有効性が確定するわけではありません。更新の実態や本人への説明を踏まえて先生方が判断し、関連する資料を整理します。退職時の受領管理は、社労士事務所が確認したい退職届の受け取り方も参考になります。

出典・確認時点：2026年10月31日、厚生労働省「労働契約の変更・終了に関する説明」。

2-5. 2024年改正と2026年10月改正を別々に点検する

2024年4月の明示ルール改正では、就業場所・業務の変更の範囲、有期契約の更新上限、無期転換申込機会と無期転換後の労働条件などが確認対象になりました。無期転換申込機会等の明示は、すべての有期雇用者に同じ文章を機械的に付ければよいものではありません。申込権が発生する契約更新のタイミングなどを契約履歴から判断します。

無期転換ルールは、有期労働契約が反復更新されて通算5年を超える場合に、労働者の申込みにより無期労働契約へ転換する仕組みです。個別の特例や通算の取扱いがあるため、入社日だけで一律に判断せず契約履歴を確認します。無期転換は、必ずしも正社員への転換と同じではありません。転換後の適用規則や条件を整理することが必要です。

さらに2026年10月1日からは、パートタイム・有期雇用労働者について、従来の昇給・退職手当・賞与の有無、相談窓口に加え、待遇の相違の内容・理由等について説明を求められる旨を明示する必要があります。厚生労働省の解説では、雇い入れ時に加えて労働契約の更新時も含むことが示されています。2024年版を使っている顧問先は、この追加部分まで確認してください。

この追加に対応する実務では、説明請求の案内文だけでなく、実際に質問を受けたときの連絡先と対応担当者も顧問先と確認します。条文を増やしても、窓口の部署名が古ければ運用につながりません。事務所側は、新規雇入れと契約更新の対象者を分けて一覧化し、適用する様式と交付の状態を点検します。

改正対応の管理表には、対象区分、確認した項目、改訂版の識別名、顧問先への案内日、使用開始の予定、未解決事項を記録します。古い契約をすべて無効と扱うことや、全員に同じ文書を再交付することを自動的に結論にせず、契約の時点と対象者ごとの必要な対応を先生方が整理します。

出典・確認時点：2026年10月31日、厚生労働省「無期転換ルール・労働条件明示」。

出典・確認時点：2026年10月31日、厚生労働省「2026年10月からパートタイム・有期雇用のルールが変わります」。

点検のまとまり	対象・場面	確認資料
2024年からの変更の範囲	契約締結・更新時の就業場所と業務	採用条件、現行契約、最新モデル
有期契約の更新・無期転換	更新上限や申込機会等の対象となる場面	契約履歴、更新基準、転換後の規則
2026年10月の追加	短時間・有期雇用の雇入れ・更新時	説明を求められる旨を含む新しい公式モデル
交付実務	本人に条件を明示する場面	交付方法の確認、送付した版、受領状況

2-6. 電子交付・送付状・変更履歴を、同じ受付管理で追う

労働条件を書面で明示する事項について、電子メール等での明示を選べるのは、労働者がその方法を希望し、記録を出力して書面を作成できるなどの条件を満たす場合です。顧問先が電子化したいという事情だけで一律に切り替えないようにします。本人の希望をどこで確認し、どの方法で送るかを、交付前に整理してください。

電子交付の確認は、送信操作だけを完了条件にしない運用が役立ちます。宛先が本人のものであること、添付した内容が承認済みの版であること、閲覧・出力できること、到達や受領をどう確認するかを決めます。ここで挙げる管理項目は事務所向けの運用提案であり、特定の送信方法やシステムの利用を一律に義務付けるものではありません。

紙で送付する場合も、送付状には同封物の名称、部数、返送が必要な書類、返送先を明確にします。雇用契約書の返送が必要な場合と、労働条件通知書を本人へ交付する場合を区別し、「すべて返送してください」と案内して本人に控えが残らない状態を防ぎます。会社側からの送付と、本人からの返送を別の記録として持つと、行き違いを確認しやすくなります。

条件変更が発生したときは、最新版のファイルだけを上書きしないようにします。変更前の条件、変更後の条件、適用日、説明・合意の経緯、承認者をつなげて残してください。労働条件変更合意書や給与改定通知を使う場合も、書式を用意すれば不利益変更の問題がすべて解決するわけではなく、先生方が変更の実質を判断します。

一般の雇用契約書・労働条件通知書は、通常、雇用条件を本人に示すための書面であり、その作成だけを理由に労働基準監督署へ一律に提出する書類ではありません。資格取得などの別の手続きと受付を混同せず、必要な届出の判定・書類作成・電子申請は事務所の先生方が行います。行政の受付完了と本人への交付完了を、同じ完了印で管理しないことが大切です。

出典・確認時点：2026年10月31日、宮城労働局「採用時の労働条件の明示」。

2-7. 顧問先別の受付票で、未確定の条件を推測させない

受付票の中心は、顧問先名と対象者の識別情報、入社・更新・変更の区分、予定日、利用する規則の版、今回の変更点です。添付資料の一覧には、何を受け取ったかだけでなく、何が不足しているかを記録します。本人の契約条件と他の従業員の資料を取り違えないよう、依頼の単位を明確にしてください。

たとえば「以前と同じ条件で更新」とだけ依頼された場合、前回契約のどの版を指すのか、勤務日や手当に変更はないか、更新上限や無期転換に関する確認が必要かを整理します。職員が過去のメールを検索して推測する状態を避け、顧問先の回答と事務所の確認を別々に記録します。単に資料を多く集めるのではなく、今回の判断に必要な情報を集めることが重要です。

受付票から確認担当者へ渡す際は、未解決事項を先頭に出します。「完了済みの項目に目を通したが、唯一未確定だった勤務地を見落とした」という状態を防ぐためです。先生方が判断した内容は、回答日とともに確定欄へ移し、修正前の値との違いを残します。顧問先の事情による保留と、事務所内の確認待ちを分ければ、対応の優先順位も説明できます。

受付、内容確認、交付、給与への反映という各工程は、同じ担当者が一度に完了させるとは限りません。後工程の職員が前工程の判断をやり直さずに済むよう、確定条件と確認待ち条件を区別した引継ぎを標準にします。入社事務で作った整理方法は、顧問先のハラスメント相談体制を確認する業務でも、相談窓口や適用規程の管理に生かせます。

03 MANUAL WORK テンプレートを整えても残る、社労士事務所の手作業の限界

3-1. 顧問先ごとの条件が、回収・転記・確認のたびに分岐する

雇用契約書の書式を統一すると、確認する項目の配置はそろいます。しかし、顧問先ごとの締め日、支給日、勤務区分、手当、独自の休暇制度まで同じにはなりません。資料の到着方法も、共有フォルダー、メール、紙の画像などに分かれます。その違いを職員が毎回読み替える運用では、書式の整備だけで作業量を大きく変えることはできません。

たとえば入社情報が届いた後に、契約の対象期間を確かめ、勤務条件を整理し、給与計算のための項目を登録し、不足資料を依頼し、先生方の確認に回す作業があります。どれも一つずつは短く見えますが、顧問先や対象者が変わるたびに判断材料を探し直すと、作業の切替えが増えます。手順書が存在していても、資料の所在と条件の確定状況が分からなければ、担当者への質問はなくなりません。

こうした作業を見直す際は、「契約書を作る」という大きな名称を分解します。資料を回収する、受領情報を整理する、未確定事項を抽出する、確定済み条件を給与計算へ反映する、結果を照合する、という単位で見れば、専門判断の前後にある反復作業が見えてきます。先生方が担う書類作成と判断は残し、その準備のための転記や追跡を減らす方向で考えます。

職員の経験に頼る部分を可視化することは、顧問先の事情を単純化することではありません。個別ルールを残したまま、担当者の記憶にしかない情報を作業条件として扱える状態にすることです。これが、既存のソフトを使い続けながら事務作業を任せるための出発点になります。

3-2. 繁忙期の集中と二度手間を、作業の流れで見直す

社労士事務所では、入退社の対応、契約更新、毎月の給与計算に加え、算定基礎、年度更新、年末調整の下準備などが集中する時期があります。雇用契約書の確認で判明した勤務条件が、給与担当者へ伝わっていなければ、同じ資料を別の職員がもう一度読みます。前工程で確認した結果を後工程が使えない状態が、二度手間を生みます。

繁忙期だけ確認を省くと、未確定条件がソフトへ入力されるおそれがあります。一方、全件を初めから手作業で照合し直せば、確認者の待ち行列が長くなります。必要なのは、確定済みの条件と例外を分け、先生方が何を判断すべきかをすぐ把握できる準備です。確認の量を雑に減らすのではなく、確認の対象が見える形で受け取るようにします。

新しい職員を採用しても、顧問先の違いを説明する仕事は残ります。異動や休職、退職が起きれば、その説明をもう一度繰り返します。システムを追加する場合も、どの資料を正とするか、誰が入力し誰が承認するかが曖昧なままでは、入力先が増えるだけになりかねません。人員やソフトを増やす前に、事務所が引き続き抱える作業を特定する必要があります。

ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。次章では、AIに質問して文章を短時間で作る使い方と、資料回収から集計・入力・確認待ちまでを毎月回す使い方を分け、社労士法との線引きを保ちながら任せる範囲を整理します。

04 AI WORKFLOW AIに聞く効率化から、毎月の事務作業を回す自動化へ

4-1. Claude Code/Codexを使う場合も、判断と処理を分ける

AIに文章の要約や確認項目の案を聞けば、職員が調べたり整理したりする時間を短くできる場合があります。これは、職員がその都度操作する効率化です。一方、決めた手順に沿って資料を受け取り、データを整え、承認待ちの状態まで繰り返し処理するのが自動化です。両者を混同すると、AIの回答をコピーする作業が新しく増えただけになってしまいます。

Claude Code/Codexを用いて事務所内で仕組みを作る場合も、まず必要なのは、入力資料、確定条件、処理対象、出力先、確認担当者を定めることです。自然な日本語で答えが出たことは、法令に合うことや顧問先の条件を正しく反映したことの証明にはなりません。専門判断を含む部分を止める基準と、先生方へ戻す経路を設計する必要があります。

雇用契約書の周辺業務では、顧問先からの入社資料の回収、事務情報の整理、確認に必要な資料の準備が自動化を検討する入口になります。ただし、条件の適法性を判断し、労働条件通知書などの法定書類を作成する業務を外部のAIサービスへ一括して移す、という意味ではありません。名前を「下準備」に変えるだけで業務の実質が変わるわけではないため、受託する作業の中身で線を引きます。

本記事で示す流れは、事務所が業務範囲を検討するための設計例です。特定のAIツールが無設定ですべての作業を完了するという機能保証ではありません。運用の仕組みそのものを事務所で抱えずに任せたい場合には、後述するAI社員AIKATAが構築・運用と事務作業を担います。

4-2. 今のソフトのまま、勤怠回収から承認待ちまでをつなぐ

AI社員AIKATAは、事務所で使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含む事務作業を自動化するサービスです。雇用契約書を確認する業務とつなぐ場合は、先生方が確定した勤務条件や手当のルールを、給与計算・勤怠集計に必要な情報として扱います。顧問先に新しいソフトへ乗り換えてもらうことを前提にしません。

作業の流れは、勤怠や必要資料の回収、集計、給与ソフトへの入力、結果のチェック、事務所の承認待ちという形で整理できます。AI社員AIKATAは顧問先ごとの締め日・支給日・手当などを仕組みに登録し、AIの処理結果を人が品質チェックします。その後の最終確認・承認は事務所が行います。

確認待ちに回す対象を事前に整理すると、先生方は「何が確定していて、何を判断する必要があるか」を踏まえて承認できます。ここでの例外整理や受渡し項目は相談時に詰める運用設計であり、未公表の専用機能や即時対応の保証を意味しません。顧問先の資料形式や事務所の確認方法を踏まえて、どこまで任せるかを具体化します。

これまで職員がやっていた作業	AIに任せた後の役割	事務所に残す判断
資料回収と未回収の確認	AI社員AIKATAが資料回収・一次対応を担います	必要な資料と受託範囲を確定します
勤怠の整理と集計	個別ルールを登録して処理します	規則や例外の解釈を判断します
給与ソフトへの入力・計算	今のソフトを使って事務作業を進めます	勤務条件・手当等の前提を確定します
計算結果のチェック準備	AIの処理結果を人が品質チェックします	最終確認・承認を行います
申請書や法定帳簿書類の作成・提出	外部受託はせず、資料回収等の前段階を支えます	1号・2号業務は先生方が行います

4-3. 社労士法の1号・2号業務と最終承認は先生方が行う

AI社員AIKATAは、社会保険労務士法の独占業務に当たる行政機関への提出手続きの代行や、法定帳簿書類の作成を引き受けません。1号・2号業務と、内容の最終確認・承認は先生方が行います。AIが担うのは、給与計算、勤怠集計、資料回収の一次対応、書類作成に必要な資料を整えるなど、その前段階の事務作業です。

雇用契約書の記事では、とくに労働条件通知書や兼用書式の取扱いを曖昧にしないことが大切です。労働条件の法的判断や、法定書類としての作成をサービス側が代行するという説明にはしません。事務所は資料を受け取って内容を判断し、必要な書類を作成します。顧問先の使用者としての明示や説明の役割も、事務所の承認と混同しないでください。

また、「帳票の作成」という言葉には幅があります。事務処理用の集計結果と、法令に基づく帳簿書類の作成を区別し、後者は先生方に残します。事務所の日々の作業が原則として計算済みの給与データ等の承認になるというサービス説明も、独占業務を移す意味ではありません。相談時には成果物の名前だけでなく、誰がどの行為をするかを確認します。

出典・確認時点：2026年10月31日、厚生労働省「社会保険労務士制度」。

05 MAKE OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない

4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。ここで比べる目的は、専門職としての採用や経営判断の優劣を一般論で決めることではなく、繁忙期に反復する事務作業と、その運用を事務所が抱え続けるかどうかです。特定の会社やソフトの評価ではありません。

職員を増やせば採用と教育、従来型の外注では説明と受渡し、AIを自作すれば設計と保守が事務所に残ります。作業そのものを手放すためには、処理を担当する体制と仕組みの構築・運用まで含めて任せる必要があります。AI社員AIKATAは、この点を含めて検討する選択肢です。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やす	作業を分担して繁忙期を越えます	採用・教育の時間、閑散期の人件費、引継ぎを事務所が抱えます	✕
②従来型の外注・BPO	作業を外へ出せば確認も減ると期待します	個別条件の説明や手直しの往復を事務所が抱えます	✕
③事務所でAIを自作する	内製の仕組みで作業を回します	ルールの言語化、検証、修正担当者の確保を抱えます	✕
④AI社員AIKATAに任せる	事務作業と仕組みの構築・運用を任せます	先生方は専門業務と最終確認・承認を担います	◎

5-1. 増員と従来型の外注は、説明・教育・手直しを残す

採用で作業を増員へ振り分けるには、顧問先の情報、書式の使い分け、確認の順序を教える必要があります。繁忙期に入ってから急いで採用しても、その時期の処理に間に合うとは限りません。閑散期にも人件費が残り、担当する顧問先が分かれるほど、各担当者の経験に依存する情報も増えます。

従来型の外注でも、個別ルールが伝わる資料を用意し、戻ってきた成果物の不足を説明し、手直しを確認する仕事が残ることがあります。窓口の職員が顧問先と外注先の間を往復し続けると、入力作業を外へ出しても調整の仕事は減りません。委託先を増やすことだけでは、毎回の確認材料を整える問題を解決できないのです。

この記事の比較では、このように人の管理や説明の仕組みを事務所が抱え続ける点を課題としています。必要なのは顧問先の個別条件を残しながら、その条件で処理を回す体制を任せることです。専門判断まで外へ出すのではなく、先生方が判断に集中できる前段階の作業を切り出します。

5-2. AI自作は、作った人しか直せない第二の属人化を生む

Claude Code/Codexを使って自作を進める場合、顧問先のルールを誰が言語化するか、結果を何と照合するか、例外をどう止めるかを事務所が決めなければなりません。普段の担当者が無意識に補っていた条件を明示できなければ、入力資料が少し変わっただけで処理結果が揺れます。

さらに、書式改訂、就業規則の変更、ソフト画面の変更、資料の並び替えなどが起きたときに、処理と検証を見直す担当者が必要です。作成者しか仕組みを理解していなければ、その人への依存が強まります。手入力の属人化を減らそうとして、今度は自動処理を直せる人が一人だけになる状態を作ってしまいます。

AI社員AIKATAは仕組みの構築・運用を担い、事務所にAIの知識を求めません。事務所が抱えるべきなのは、顧問先の条件を判断する専門性と最終承認です。どの業務を先に任せるかを整理し、技術の保守まで先生方が背負う状態から離れることが重要になります。

06 AIKATA SERVICE AI社員AIKATAが担う事務作業と、社労士事務所に残す役割

6-1. 給与計算・勤怠集計・資料回収をAIと人の二重体制で受託する

AI社員AIKATAは、職員がパソコンで行っている事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行サービスです。給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、事務用の帳票、顧問先からの資料回収や一次対応などが対象です。法定帳簿書類の作成自体は先生方が担います。

特定のソフトだけに限定せず、いま事務所が使用している給与ソフト・勤怠システムをそのまま使います。画面操作を含めて自動化するため、顧問先にソフトの乗り換えを頼むことを前提にしません。ソフトの名称を変えることではなく、その上で職員が行っている作業を任せるサービスとして捉えてください。

AI社員AIKATAを使う社労士事務所では、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などのルールを仕組みに登録し、処理結果を人が品質チェックしたうえで事務所が承認する、という形で運用しています。これは運用の仕組みの説明であり、特定の事務所の導入実績や削減効果を示すものではありません。

雇用契約の条件が変わった場合は、先生方が内容と適用時点を確定し、その後の給与計算などへ渡す条件を整理します。サービス側へ法律判断を任せるのではなく、確定したルールに基づく事務作業を任せます。専門判断と反復作業を混ぜないことが、事務所の責任とサービスの役割を明確にします。

出典・確認時点：2026年10月31日、AI社員AIKATA 社労士事務所向け案内（サービス説明の確認先）。

6-2. 個別ルールを残し、繁忙期も採用・教育を増やさずに進める

AI社員AIKATAは顧問先ごとの個別ルールを仕組みに登録して処理します。担当者が変わってもルールが残るため、顧問先の事情を毎回最初から口頭で説明する運用を見直せます。AIの処理結果は人が品質チェックし、事務所が最終確認・承認をする二重体制です。

事務所の日々の作業は、原則として計算済みの給与データや作成済みの事務用帳票の承認になります。ただし、1号・2号業務、労働条件の判断、顧問先の条件変更の確定などは先生方が行います。「承認だけ」という表現は事務処理の結果を受け取る日常の役割についての説明であり、社労士事務所の専門業務までなくなるという意味ではありません。

算定基礎、年度更新、年末調整などの繁忙期にも、人を採用・教育せずに処理量を増やせることが特徴です。料金は月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。この記事では金額や、公開情報にない処理時間・導入社数・削減額を示しません。具体的にどこまで任せるかは業務の棚卸しで整理します。

仕組みの構築・運用もAI社員AIKATAが担います。所長や職員の方がAIの操作やプログラムの修正を学び続けることを前提にしません。事務所が確認した顧問先の条件をもとに、日々の事務処理を任せる範囲と、先生方が確認する範囲を明確にします。

6-3. NDAとデータの受け渡し・保管ルールを事務所に合わせる

AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事データの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。この記事では、公開情報にない保管場所、認証規格、削除日数、特定のセキュリティ機能を約束することはしません。事務所の規程と顧問先との取決めを踏まえて、実際の運用を相談時に確認します。

準備としては、どの作業にどの情報が必要か、現在どこに保管されているか、職員がどの方法で受け渡しているかを整理すると話が進めやすくなります。最初から対象者全員の給与資料をそろえる必要があると決めつけず、まずは業務の種類と資料形式、困っている工程を説明できるようにします。無料相談では業務の棚卸しと任せられる範囲を整理します。

所長が確認すべきなのは、データを渡せるかだけでなく、その作業を誰の責任で完了とするかです。法定書類の作成や提出代行は先生方が担当し、事務処理の結果を確認・承認する役割も事務所に残ります。データの取扱いと業務の境界を一緒に決めることで、受け渡し後の責任が曖昧になることを防ぎます。

07 DECISION 残る道は「作業そのものを任せる」だけ

雇用契約書テンプレートを整える目的は、先生方が必要な判断を行い、顧問先へ正確な条件を伝えられる状態をつくることです。ところが、資料回収から給与への転記までを職員が毎回やり直していれば、書式の品質が上がっても繁忙期の負荷は残ります。

次の比較は、反復する事務作業とその運用を事務所から手放すという観点で整理しています。手作業とソフトの追加・乗り換えでは、人が資料を集め、条件を読み取り、入力し、確認する役割を引き続き設計・維持する必要があります。AI社員AIKATAは、今のソフトと個別ルールを使いながら、その事務作業を受託します。

比較する項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せる
繁忙期の負荷	✕ 職員の処理時間に集中します	△ 導入後の作業分担を事務所で維持します	◎ 採用・教育せずに処理量を増やせます
顧問先ごとのルール	✕ 担当者の記憶・メモに依存しやすくなります	△ 設定・変更管理が事務所に残ります	◎ 個別ルールを仕組みに登録します
顧問先への負担	△ 追加確認や資料の再送が生じます	△ 変更する運用の説明が必要になります	◎ ソフトの乗り換えを頼む必要がありません
職員の採用・教育	✕ 処理量に応じた人の確保が課題です	△ 操作と新しい運用の教育が残ります	◎ 仕組みの構築・運用を任せられます
社労士法の線引き	○ 事務所が専門業務を担います	○ 専門業務を事務所に残して利用します	◎ 1号・2号業務は受託せず先生方が担います

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

比較するときは、AIという言葉の新しさではなく、事務所に何が残るかを確認してください。操作する人、ルールを覚える人、処理を直す人を増やす方向では、所長の管理業務が減らない場合があります。AI社員AIKATAは作業と仕組みの構築・運用を担い、先生方は専門業務と最終確認・承認に集中する体制を目指します。

雇用契約書に関する業務から検討を始める場合、いきなり契約書そのものを任せるという話にはしません。どの資料の回収が滞るのか、勤務条件がどこで転記されるのか、給与に反映する前にどんな確認が必要かを整理します。そこから、事務所の仕事を残すべき部分と任せられる部分に具体的に分けていきます。

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。この記事で目指す、事務作業とその運用を一緒に手放す道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。先生方の専門業務まで手放すのではなく、判断に必要な材料が整った状態を受け取る体制へ変えていきます。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めませんか

8-1. 人を増やす・ソフトを替えると決める前に、任せる作業を整理します

テンプレートの保管場所を変えるだけでは、次の入社対応でも資料の回収と転記は発生します。人を増やす・ソフトを替えると決める前に、事務所が抱えている作業を一度並べてみてください。契約の条件を先生方が確認した後、給与計算や勤怠集計へ渡すところで手間がかかっているなら、そこが相談の出発点になります。

AI社員AIKATAの無料相談は、60分・オンラインのGoogle Meetで行い、全国に対応しています。業務を棚卸しし、どの作業から任せられるか、どこまでを事務所に残すかをその場で整理します。契約の義務はありません。公開情報にない納期や成果を約束する場ではなく、事務所の仕事に沿って受託範囲を具体化する場です。

相談に向けては、使用中のソフト、資料の受領方法、顧問先ごとの違い、職員が何度も確認している工程をメモすると、対象を絞りやすくなります。NDAとデータの受け渡し・保管ルールは事務所の規程に合わせて決めます。まずは、入社資料の回収、勤務条件の整理、毎月の給与計算という流れから、任せる作業を明確にしてください。

職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。

AI社員AIKATAなら、いまお使いの給与ソフト・手続きソフトはそのまま、顧問先ごとのルールも登録して処理し、事務所に残るのは仕上がりの確認と承認だけです。どの業務から任せられるかは、無料相談（60分・オンライン）でその場で整理します。

よくある質問

Q. 雇用契約書テンプレートはどこから選べばよいですか？

A. 厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーにある、対象時期と雇用形態に合う労働条件通知書を基準にします。民間のWord・Excel書式や記入例は補助資料として確認し、実際のファイルが顧問先の条件と現行の明示事項を満たすかを先生方が点検してください。取得しただけで承認済みにはしません。

Q. 雇用契約書と労働条件通知書を兼用してもよいですか？

A. 兼用の書式にすることはできます。ただし、名称ではなく必要な明示事項があり、合意した内容も確認できるかで判断します。本人へ渡る内容と事務所に残す版を一致させ、作成完了と交付完了を分けて管理します。署名があることだけを理由に、明示事項の不足を見落とさないようにしてください。

Q. 2024年改正に対応したテンプレートなら、そのまま使えますか？

A. それだけでは判断できません。2026年10月1日からは、パートタイム・有期雇用労働者に対し、待遇の相違の内容・理由等について説明を求められる旨の明示が追加されています。更新時も含めて対象を確認し、新しい公式モデルと照合します。顧問先固有の勤務条件や規則の変更も別途点検が必要です。

Q. WordとExcelでは、どちらが適していますか？

A. 文章や条項の編集、一覧での照合など、事務所の扱う工程に合わせて考えます。どちらの形式でも、本人に渡す状態で記載漏れや印刷範囲を点検することが大切です。Excelを選べば給与ソフトへ自動連携できるとは限りません。取り込みや互換性は製品の公式サイトで要確認です。

Q. 労働条件通知書をメールだけで交付できますか？

A. 労働者が電子メール等での明示を希望し、記録を出力して書面を作成できるなどの条件を満たす必要があります。顧問先が希望するという理由だけで一律に電子交付へ切り替えないでください。本人の希望、宛先、承認した版、閲覧・出力の状態を確認し、到達や受領を追える運用を整理します。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 任せる行為の実質で範囲を区切る必要があります。AI社員AIKATAは提出手続きの代行や法定帳簿書類の作成という1号・2号業務を引き受けません。先生方が専門判断・書類作成・提出代行と最終確認・承認を行い、サービス側は給与計算、勤怠集計、資料回収など前段階の事務作業を担います。承認を付ければ何でも外部委託できるという意味ではありません。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所が使用中の給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを頼む必要はありません。どの作業を任せるかは、現在の資料の流れと事務所の確認方法を踏まえて無料相談で整理します。

Q. 顧問先ごとに締め日や手当が違っていても相談できますか？

A. AI社員AIKATAは締め日・支給日・手当などの個別ルールを仕組みに登録して処理します。担当者が変わってもルールが残る設計です。労働条件の適法性や変更の判断は先生方に残し、確定した条件に沿った事務処理を任せる形で業務範囲を整理します。

Q. 無料相談では何を決められますか？

A. 60分のGoogle Meetで業務を棚卸しし、どの作業から、どこまで任せられるかを整理します。契約の義務はなく全国対応です。給与・人事データはNDAと事務所の規程に沿った受け渡し・保管ルールを決めて扱います。相談前は使用中のソフトと負担の大きい工程をメモすると、話を具体化しやすくなります。

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