【2026年11月最新】退職証明書と離職票の違いは？記載項目・発行の流れ・期限と、退職の事務作業をAIで自動化する社労士事務所の方法
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「退職証明書と離職票は何が違うのか」「顧問先の退職者から、どちらを出してほしいと言われたが、どちらも必要なのか」——退職の手続きを扱う社労士事務所では、定番の相談です。名前が似ていて、どちらも退職者に渡す書類ですが、根拠となる法律も、作成する人も、使い道も別です。
結論から言うと、退職証明書は、退職者が請求したときに事業主が交付する書類（労働基準法第22条）で、転職先への提出などに使われます。離職票は、雇用保険の失業給付（基本手当）を受けるための書類で、事業主が離職証明書を作成してハローワークに提出し、ハローワークから交付されます。前者は請求があって初めて出す書類、後者は資格喪失の手続きとセットで出る書類、という違いがあります。
この記事では、退職証明書と離職票の違い、それぞれの記載項目、発行の流れ、期限、退職者が書類をもらえないときの対応、退職時にあわせて必要になるその他の手続きを、事務所の目線で整理します。後半では、顧問先ごとに退職者の発生時期も書類の要望もばらばらな退職の事務作業を、AIで自動化する方法を、弊社の業務代行サービス「AI社員AIKATA」（運営: 株式会社GENAI）の仕組みとともに解説します。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
01 DIFFERENCE 退職証明書と離職票の違い 根拠・作成者・使い道・提出先を並べて整理する
| 退職証明書 | 離職票 | |
|---|---|---|
| 根拠 | 労働基準法第22条 | 雇用保険法・雇用保険法施行規則 |
| 作成する人 | 事業主（会社） | 事業主が離職証明書を作成し、ハローワークが離職票を交付 |
| 発行のきっかけ | 退職者の請求があったとき | 雇用保険の資格喪失の手続きのとき（離職票は本人が希望する場合に交付） |
| 主な使い道 | 転職先への提出、国民健康保険・国民年金の切り替えの手続きなど | 失業給付（基本手当）の受給手続き |
| 記載内容 | 使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由（請求のあった事項のみ） | 離職前の賃金の支払状況、離職理由など |
| 提出先 | 退職者本人が使う（会社は提出しない） | 会社はハローワークへ離職証明書を提出。本人はハローワークへ離職票を持参 |
退職者から「離職票をください」と言われたのに、退職証明書を渡してしまう、あるいはその逆、というミスは実務でよく聞きます。名前が似ているのが原因ですが、失業給付を受けるのに必要なのは離職票で、転職先や市区町村への証明に使うのが退職証明書と覚えておけば、問い合わせ時の切り分けが速くなります。
📚 用語解説
離職証明書：事業主が、離職した労働者の離職前の賃金の支払状況や離職理由を記載して、公共職業安定所（ハローワーク）に提出する書類。3枚綴りで、事業主控え・ハローワーク提出用・離職票-2として使われる。この離職証明書をもとにハローワークが離職票を交付する。離職票そのものを会社が作るわけではない点に注意。
AI鬼管理山崎
1-1. 従業員向け：退職証明書と離職票が必要な理由
退職者の側から見ると、2つの書類は次の場面で必要になります。顧問先の担当者が退職者から質問を受けたときの回答にも使えます。
代表菅澤
02 CERTIFICATE 退職証明書とは？必要なとき・発行義務・記載項目 請求があったら遅滞なく交付する書類。記載してよい項目に決まりがある
2-1. 退職証明書が必要なとき
退職証明書が使われるのは、主に次のような場面です。会社が自発的に出す書類ではなく、退職者本人が必要になって請求する書類です。
2-2. 退職証明書の発行義務
労働基準法第22条により、労働者が退職の場合に、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金または退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）について証明書を請求したときは、使用者は遅滞なくこれを交付しなければなりません（出典：e-Gov法令検索・労働基準法、2026年11月時点）。請求の権利は、退職の日から2年で時効となります。
労働基準法第22条により、使用者は、労働者の請求しない事項を証明書に記入してはならないとされています。退職の事由を書いてほしいと言われていないのに、会社の判断で書き加えることは認められません。また、第三者と取り決めて労働者の就業を妨げる目的で、国籍・信条・社会的身分・組合運動に関する通信をすることも禁じられています。
📚 用語解説
解雇理由証明書：労働者が解雇を予告された日から退職の日までの間に請求したときに、使用者が交付する書類（労働基準法第22条第2項）。解雇の理由を具体的に示す必要がある。退職証明書の「退職の事由」と似ているが、請求できる時期が異なり、解雇予告の段階から請求できる点が違う。
2-3. 退職証明書の様式と記載項目
退職証明書には法律で決まった様式はなく、会社の書式で作成できます。記載する項目は、労働者が請求したものに限ります。
| 記載項目 | 内容の例 | 注意点 |
|---|---|---|
| 使用期間 | 入社日から退職日まで | 契約期間ではなく、実際に使用された期間 |
| 業務の種類 | 営業、経理、製造など | 請求があった場合のみ記載する |
| 地位 | 一般職、課長など | 役職の名称は就業規則や人事記録と合わせる |
| 賃金 | 月額の賃金など | 請求があった場合のみ。手当の扱いは顧問先の基準で統一 |
| 退職の事由 | 自己都合、期間満了、解雇など | 解雇の場合は理由も含む。本人の請求の範囲で記載 |
2-4. 労務担当者が退職証明書の発行において行う手続き
テンプレートを事務所で用意しておくと、顧問先ごとに様式がばらつくことを防げます。人事・労務のテンプレート集を持つ事務所も多いですが、退職証明書は「請求された項目だけを載せる」仕組みにしておくことが肝心です。使う書式は、顧問先の人事記録の項目名と合わせてください。
AI鬼管理山崎
03 SEPARATION NOTICE 離職票とは？必要なとき・発行義務・種類・書き方 失業給付に直結する書類。期限を守り、離職理由の確認に注意する
3-1. 離職票が必要なとき
離職票は、退職した人が公共職業安定所（ハローワーク）で失業給付（基本手当）を申請するときに必要な書類です。退職後すぐに別の会社へ転職する人は不要ですが、離職の日に59歳以上の人は、本人が希望しなくても離職証明書の提出が必要です。59歳未満の人は、本人が希望しない場合は離職票の交付を省略できます（出典：厚生労働省・ハローワークの雇用保険手続きの案内、2026年11月時点）。
3-2. 離職票の発行義務
事業主は、雇用保険の被保険者が離職したときに、資格喪失の届出と合わせて、離職証明書を提出する義務があります（本人が離職票を希望しない場合などは省略可）。届出の期限は、離職の日の翌日から10日以内です。
3-3. 離職票の種類と、離職証明書との違い
ハローワークから交付される離職票には、2種類あります。
| 種類 | 内容 | 主な用途 |
|---|---|---|
| 離職票-1 | 雇用保険被保険者資格喪失確認通知書。被保険者番号や振込先口座の記入欄がある | 失業給付の手続きの基本書類 |
| 離職票-2 | 雇用保険被保険者離職証明書（事業主が作成した離職証明書のハローワーク交付版） | 離職前の賃金と離職理由を示し、給付日数や開始時期の判定に使う |
離職証明書は事業主が作成する書類で、離職票は、それをもとにハローワークが交付する書類です。この違いを理解しておくと、「離職票はまだですか」という退職者の問い合わせに、どの段階にいるのかを説明できます。
3-4. 離職票発行の流れ
3-5. 離職票の書き方——離職証明書の記載のポイント
離職理由が事業主の記載と本人の認識で食い違うと、ハローワークでの調査や、給付の開始時期が遅れる原因になります。離職証明書の記載内容を退職者に確認してもらい、食い違いがある場合は、客観的な資料で事実を確かめて整理してください。
代表菅澤
3-6. 電子申請で離職票を出す
離職証明書と資格喪失届は、e-Govで電子申請できます。電子申請では、本人がマイナポータルで離職票を受け取れる仕組みもあります。電子申請を使うと、郵送や持参の手間が減り、期限に余裕をもって提出できます。ただし、離職理由の本人確認など、紙で署名を得る手順を省略できない場合もあるので、事務所の運用ルールを決めておいてください。
04 WHEN NOT RECEIVED 退職者がもらえない場合——もらい方と、自分で作成できるのか 顧問先と退職者の間でトラブルになりやすい場面
4-1. 退職証明書と離職票のもらい方
退職者の側から、書類を受け取る方法を整理します。顧問先の担当者へ案内する内容としても使えます。
| 書類 | もらい方 |
|---|---|
| 退職証明書 | 会社に請求する。書式は会社が用意するので、必要な項目を伝える。郵送を希望する場合は住所を伝える |
| 離職票 | 会社が離職証明書を提出し、ハローワークが交付した離職票を、会社経由で受け取る。電子申請の場合は、マイナポータルで受け取れる場合もある |
4-2. もらえない場合、自分で作成できる？
退職証明書は会社が作成して交付する書類で、退職者が自分で作成しても、証明書としての効力は持ちません。会社が応じない場合は、労働基準監督署に相談できます。離職票も、会社が離職証明書を提出しなければ交付されません。会社が手続きをしない場合は、退職者がハローワークに相談して、資格の状況を確認してもらうことができます。事務所としては、顧問先がこうした相談を受けたときに、誠実に応じるよう案内することが大切です。
離職の日の翌日から10日以内の手続きを行わないと、事業主に対する指導の対象となる場合があります。顧問先から「退職者が連絡に応じない」と相談を受けたときも、手続きを止めず、対応した記録を残して進めてください。
AI鬼管理山崎
05 OTHER PROCEDURES 退職時に会社が行う手続きと、その他に用意すべき書面 退職証明書・離職票以外にも、期限のある手続きが並行して動く
5-1. 従業員の退職時に会社側で行う主な手続き
| 手続き | 期限の目安 | 提出先・備考 |
|---|---|---|
| 雇用保険の資格喪失届・離職証明書 | 離職の日の翌日から10日以内 | ハローワーク |
| 健康保険・厚生年金保険の資格喪失届 | 資格を失った日から5日以内 | 年金事務所。健康保険証の回収が必要 |
| 源泉徴収票の交付 | 退職後1か月以内 | 退職者本人へ交付 |
| 住民税の異動届 | 市区町村の案内に従う | 特別徴収の切り替え・一括徴収の確認 |
| 退職証明書 | 請求を受けたら遅滞なく | 退職者本人へ交付 |
| 任意継続の案内 | 退職の翌日から20日以内に本人が申請 | 協会けんぽなど。事業主は制度を案内する |
期限は手続きごとに数え方が異なります。健康保険・厚生年金保険の資格喪失届は5日以内、雇用保険は10日以内と、同じ退職でも期限が違うので、顧問先ごとの退職管理表に期限を並べておくと安心です。期限の数字は日本年金機構・協会けんぽ・ハローワークの公式ページで年度ごとに確かめてください。
5-2. 退職者から回収するもの
5-3. 退職時に用意すべきその他の書面——秘密保持と競業避止
退職の際に、誓約書で秘密保持義務や競業避止義務を確認する会社も多くあります。顧問先が誓約書を求めるときは、内容に合理性があるかを事務所の目線で確認します。
📚 用語解説
競業避止義務：退職後に、元の会社と競合する事業を行ったり、競合会社に就職したりしないことを約束させる義務。無制限に有効なわけではなく、期間・地域・職種の範囲、代償の有無などから合理性があるかが判断される。顧問先が誓約書を作るときは、範囲が広すぎないかを確認する。
秘密保持義務は、在職中に知った顧客情報や技術情報を、退職後も外部に漏らさないという約束です。誓約に反して情報を持ち出した場合は、差し止め請求や損害賠償請求につながる場合もあります。ただし、書面があるだけでは足りず、就業規則や誓約書の内容、実際の情報管理の状況が総合的に判断されます。個別のトラブルは、弁護士など適切な専門家との連携が必要です。
5-4. 退職手続きで注意すべき点——離職防止の視点も
📚 用語解説
資格喪失届：雇用保険や社会保険の被保険者が退職などで資格を失ったときに、事業主が提出する届出書。雇用保険ではハローワークへ離職の日の翌日から10日以内、健康保険・厚生年金保険では年金事務所へ資格を失った日から5日以内に提出する。離職証明書は、雇用保険の資格喪失届とあわせて出す。
書類づくりには、ワード形式のテンプレートを使う事務所が多くあります。退職編のテンプレートは、日本年金機構や厚生労働省の公式様式と、顧問先の人事記録の項目名を合わせて整えておきます。入社・退職・異動編の社会保険・労働保険の手続きガイドは、公式の手引きを参照すれば足りるので、事務所の標準手順には「どの手引きのどのページを見るか」だけを書いておくと更新が楽です。退職証明書と離職票は、どちらも発行が不可欠な場面があるため、請求があったら即座に動ける体制を活用して準備しておきます。
離職防止のメソッドとしては、退職理由を「給与・人間関係・働き方・成長機会・評価・健康」といった分類で記録し、半年ごとに顧問先へ傾向を返す方法があります。退職手続きの副産物として情報が貯まるので、追加の負担は大きくありません。
代表菅澤
06 LIMITS OF MANUAL WORK 退職の事務作業が重くなる、事務所の手作業の限界 1件の退職に、複数の書類と期限が同時に動く
退職の手続きは、ルール自体は一つひとつ理解できても、顧問先の数だけ退職者が発生し、そのたびに複数の書類と期限が動くことが負担です。
ソフトを替えても、退職者の情報を集め、賃金の支払状況を転記し、期限を管理する作業そのものは残ります。人手をかけて対応すると、繁忙期に退職が重なったとき、手続きの遅れや記載ミスにつながります。
AI鬼管理山崎
代表菅澤
07 AUTOMATE WITH AI 【核心】AIで退職の事務作業を「自動で回る仕組み」にする 効率化ではなく自動化。ソフトは今のまま、作業だけを任せる
📚 用語解説
Claude Code／Codex：Claude CodeはAnthropic社、CodexはOpenAI社が提供するAIエージェント。質問に答えるだけのAIと違い、指示を受けてパソコン上の画面操作・データ集計・書類の下準備などの作業そのものを実行できる。日本語の指示で業務の仕組みを組み立てられるため、事務所の事務作業の自動化に使われている。
7-1. 「AIに聞く」と「AIが毎回自動で回す」は別物
ChatGPTのようなAIに「離職証明書の書き方を教えて」と聞くのは効率化です。作業の主体は職員で、AIは調べ物を速くしてくれるだけです。一方、Claude Code／Codexのようなエージェントを使った自動化は、「顧問先から退職の連絡が届いたら、必要な資料を回収し、賃金台帳から離職証明書の下書きに必要な数字を拾い、期限を一覧に登録し、確認待ちにする」という流れを、決まったきっかけで自動的に回します。
今お使いの給与ソフトや勤怠システムを替えずに、そのまま画面操作を含めて自動化できる点が、ポイントです。顧問先にソフトの乗り換えをお願いする必要はありません。
7-2. これまで職員がやっていた作業 vs AIに任せた後
| これまで職員がやっていた作業 | AIに任せた後 |
|---|---|
| 顧問先へ資料を依頼し、届くまで待つ | 資料の回収と一次対応をAIが行い、届いたものを整理 |
| 賃金台帳から離職前の賃金の支払状況を拾い出す | 台帳の数字を読み取り、離職証明書の下書きを作成 |
| 5日・10日・1か月・20日の期限を手で管理 | 退職日から期限を自動で計算し、一覧にして承認待ちに |
| 退職証明書を顧問先ごとの書式で作成 | 請求された項目だけを載せた書類を下書きとして作成 |
| 給与ソフトと書類の数字を突き合わせ | 画面操作を含めて反映し、突き合わせまで自動 |
7-3. 社労士法との線引き——提出と帳簿は先生方、事務作業はAI
行政機関への提出手続きの代行（1号業務）や、帳簿書類の作成（2号業務）は、社会保険労務士の独占業務です。届出書の提出も、申告も、最終確認と承認は事務所が行います。AI社員AIKATAが担うのは、その前の事務作業（給与計算・勤怠集計・書類の下準備・資料回収の一次対応）で、独占業務は引き受けません。
資格喪失届や離職証明書の提出手続きは、先生方が行います。AIが担うのは、その前の資料回収・数字の拾い出し・書類の下準備・期限の管理です。AIの処理結果は人が品質チェックしたうえで事務所に届くため、事務所は確認と承認に集中できます。
代表菅澤
AI鬼管理山崎
08 OPTIONS 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づかない 4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけ
退職の事務作業などの負荷を減らす方法として、事務所が思いつくのは、職員を増やす、従来型の外注・BPOを使う、事務所でAIを自作する、AI社員AIKATAに任せる、の4つです。4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。
| 選択肢 | よくある期待 | 実際に行き詰まる所 | 判定 |
|---|---|---|---|
| ①職員を増やす | 人が増えれば繁忙期も回る | 採用と教育が間に合わず、閑散期には人件費が残る。属人化がさらに増える | ✕ |
| ②従来型の外注・BPO | 事務作業を外へ出せば楽になる | 顧問先ごとのルールの説明と手直しが事務所に残る。繁忙期は外注先も混む | ✕ |
| ③事務所でAIを自作する | AIなら安く自動化できる | 顧問先ルールの言語化、検証の型、作った人しか直せない第二の属人化の壁 | ✕ |
| ④AI社員AIKATAに任せる | 作業そのものを手放したい | ——（今のソフトのまま、顧問先ごとのルールを仕組みに登録して処理） | ◎ |
8-1. 「増員」「外注」で片づかない理由
8-2. 「自作」の壁
代表菅澤
09 AI SHAIN AIKATA AI社員AIKATAとは｜残る道は「作業そのものを任せる」だけ 給与計算・勤怠・書類の下準備を、AIと人の二重体制で丸ごと受託
退職に伴う書類の下準備や期限の管理のような事務作業を、事務所の外に出す道として、AI社員AIKATA（運営: 株式会社GENAI）があります。給与計算・勤怠の集計・入退社手続きの書類の下準備・算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備・帳票の作成・顧問先への資料回収や一次対応など、職員がパソコンで行っている事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと受託する業務代行サービスです。
AI社員AIKATAを使う社労士事務所では、顧問先から回収した資料の整理、ルールに沿った計算、今のソフトへの入力までをAIが進め、人が品質チェックをして、事務所には承認する状態で届く、という形で運用しています。NDAを結び、給与・人事のデータは、受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。
9-1. 手作業・ソフト乗り換え・AIKATAの比較
| 手作業のまま | ソフトの追加・乗り換え | AI社員AIKATAに任せる | |
|---|---|---|---|
| 繁忙期の負荷 | ✕ 職員に集中 | △ 計算は速くなるが入力・確認は残る | ◎ 作業そのものを任せる |
| 顧問先ごとのルール | △ 職員の頭の中 | △ ソフトごとに入れ直し | ◎ 仕組みに登録、担当が替わっても残る |
| 顧問先への負担 | ○ 変わらない | ✕ 乗り換えの依頼・移行が必要 | ◎ 今のソフトのまま |
| 職員の採用・教育 | ✕ 常に必要 | △ 新ソフトの習得が必要 | ◎ 増員不要 |
| 社労士法の線引き | ○ 先生方が実施 | ○ 先生方が実施 | ◎ 提出・帳簿は先生方、事務作業のみ任せる |
9-2. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由
増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。作業を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。
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AI鬼管理山崎
代表菅澤
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AI鬼管理山崎
職員を増やす・外注する・AIを自作する・ソフトを替える——どの道を選んでも、集計・入力・確認の作業か、それを回す人と仕組みが事務所に残り続けます。
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よくある質問
Q. 退職証明書と離職票の違いは何ですか？
A. 退職証明書は、退職者の請求に応じて事業主が交付する書類（労働基準法第22条）で、転職先への提出や国民健康保険への切り替えなどに使います。離職票は、雇用保険の失業給付（基本手当）を受けるための書類で、事業主が離職証明書を作成してハローワークに提出し、ハローワークから交付されます。根拠も作成者も使い道も異なります。
Q. 退職証明書には何を記載しますか？
A. 労働基準法第22条により、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）のうち、労働者が請求した事項を記載します。労働者の請求しない事項を記入してはならないとされているため、請求された項目だけを載せるテンプレートにしておくと安全です。
Q. 離職票とはどんな書類で、いつまでに手続きしますか？
A. 離職票は、退職した人がハローワークで失業給付を申請するときに必要な書類です。事業主は、離職の日の翌日から10日以内に、雇用保険の資格喪失届と離職証明書をハローワークへ提出します（出典：厚生労働省、2026年11月時点）。離職の日に59歳以上の人は、本人が希望しなくても離職証明書の提出が必要です。
Q. 離職票-1と離職票-2、離職証明書の違いは何ですか？
A. 離職証明書は、事業主が離職前の賃金の支払状況や離職理由を記載してハローワークへ提出する書類です。これをもとにハローワークが交付するのが離職票で、資格喪失確認通知書にあたる離職票-1と、離職証明書にあたる離職票-2があります。会社が作るのは離職証明書で、離職票そのものではありません。
Q. 退職者が離職票や退職証明書をもらえないときはどうなりますか？
A. 退職証明書は、会社が作成して交付する書類で、退職者が自分で作成しても証明書としての効力は持ちません。会社が応じない場合は、労働基準監督署に相談できます。離職票は、会社が手続きをしなければ交付されないため、退職者はハローワークに相談して資格の状況を確認してもらうことができます。
Q. 離職理由が会社の認識と本人の認識で食い違うときは、どうしますか？
A. 離職証明書の離職理由は、給付の開始時期や日数に影響するため、事実に基づいて記載します。本人に内容を確認してもらい、食い違いがある場合は、契約書、退職届、面談記録などの客観的な資料で事実を確かめて整理します。食い違いが解消しない場合は、ハローワークで調査が行われることがあります。
Q. 退職に伴う書類の事務作業をAIに任せても、社労士法上問題ありませんか？
A. 行政機関への提出手続きの代行や帳簿書類の作成（社労士法の1号・2号業務）は、社会保険労務士である先生方の専権業務であり、AI社員AIKATAは引き受けません。AI社員AIKATAが担うのは、給与計算・勤怠集計・書類の下準備・資料回収の一次対応など、提出手続きより前の事務作業です。最終確認・承認と行政機関への提出は、必ず事務所の先生方が行う設計です。
Q. 今使っている給与ソフト・勤怠システムのままでAIに事務作業を任せられますか？
A. 任せられます。AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所が現在使っている給与ソフト・勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先にソフトの乗り換えを依頼する必要はなく、顧問先ごとの締め日・支給日・手当などの個別ルールも仕組みに登録して処理するため、担当者が変わってもルールが引き継がれます。
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- 著書『3カ月で志望大学に合格できる鬼管理』(幻冬舎)、『親の過干渉こそ、最強の大学受験対策である。』(講談社)
- メディア出演: REAL VALUE / カンニング竹山のイチバン研究所 / ええじゃないかBiz 他
- 明治大学政治経済学部卒
