【2026年11月最新】退職者の給与支払報告書は必要？書き方・提出期限・電子申告義務化の最新事情を社労士事務所向けに解説｜年末年始の提出準備をAIに任せる方法

01 OVERVIEW 退職者の給与支払報告書も、原則として提出が必要です。例外の判断と書き方を整理します 社労士事務所が顧問先の年始の提出準備を支えるための結論と、この記事の読みどころ

結論から言うと、前年中に給与を支払った人が年内に退職していても、給与支払報告書は原則として提出の対象です。給与支払報告書は、毎年1月1日現在で給与を支払っている事業者が、前年1年間に支払った給与の内容を、従業員の住所地の市区町村へ提出する書類です（地方税法第317条の6）。市区町村は、この書類をもとに、従業員の住民税を計算します。提出期限は、原則として翌年1月31日です。条文はe-Gov法令検索の地方税法で確認できます。

退職者の分は、在職者と書き方が少し違い、提出の要否にも例外があります。年末調整の時期に、顧問先から「年の途中で辞めた人の分は出すのか」「連絡が取れない人はどうするのか」と聞かれることが、毎年あります。事務所としては、顧問先ごとに、退職者の一覧、支払金額、退職日、退職時の住所がそろっているかを、年末までに確かめる流れを決めておくと、年始の作業が楽になります。

本記事は、社労士事務所の所長・管理者・職員の方向けに、退職者の給与支払報告書が必要になる理由、提出が不要になるケース、源泉徴収票との違い、提出期限と対象期間、個人別明細書と総括表の書き方、eLTAX（エルタックス）での提出と電子申告義務化の動き、よくある疑問への対応を整理します。後半では、年末年始に集中する給与・年末調整・法定調書の定型事務を、AI社員AIKATAへ任せる方法を説明します。他社のサービスや制度の説明は、公式ページで確認できる範囲だけを書きます。

この記事でわかること

02 PRACTICAL GUIDE 退職者の給与支払報告書の実務：必要性・例外・期限・書き方・提出方法 顧問先の担当者と、社労士事務所が確認する項目を一つずつ整理します

2-1. 退職者も給与支払報告書の作成は必要？提出が義務づけられている理由

給与支払報告書は、市区町村が住民税（個人住民税）を計算するための基礎資料です。住民税は、前年の所得をもとに翌年に課税される仕組みのため、前年中に給与を受けた人は、年内に退職していても、その所得に対する住民税が課されます。市区町村が課税するには、給与の支払額を把握する必要があり、そのために事業者へ提出義務が課されています。退職者の分を提出しないと、市区町村が所得を把握できず、本人の課税や各種手続きに影響するおそれがあります。

提出を怠った場合の扱いにも注意が必要です。地方税法には、提出義務に違反した場合の罰則の規定があり、市区町村から督促を受けることがあります。実際の対応は自治体によって異なるため、個別の運用は、顧問先の事業所が所在する市区町村と、従業員の住所地の市区町村に確認します。事務所としては、罰則の有無より先に、提出漏れが本人の手続きに影響する点を、顧問先へ伝えることが大切です。

年末調整の時期は、従業員がやりがちな間違い（扶養控除等申告書の記入漏れ、保険料控除証明書の添付漏れなど）への対応も重なります。扶養控除等申告書の取り扱いや、年末調整を効率化する5つのポイント、年末調整のWeb化のメリットなどは、各社のガイドでも整理されています。ただ、事務所の実務では、制度の説明より、回収と確認の手間が大きな負担になる点が、現場の悩みです。年末調整の基本は、年末調整に必要な保険料控除の書類と計算方法の記事でも整理しています。

2-2. 給与支払報告書と源泉徴収票の違い

源泉徴収票は、所得税の源泉徴収の結果を、従業員（受給者）に交付する書類です。退職者には、退職の日から1か月以内に交付するのが原則です（所得税法第226条）。一方、給与支払報告書は、市区町村へ提出する書類で、記載される項目の多くは源泉徴収票と共通です。源泉徴収票を作る流れで、給与支払報告書の個人別明細書を同時に作る事業者も多くいます。

項目	給与支払報告書	源泉徴収票
目的	住民税の計算の基礎資料です。	所得税の源泉徴収の結果を示す書類です。
提出・交付先	市区町村へ提出します。	従業員へ交付します（税務署への提出が必要な場合もあります）。
期限	原則として翌年1月31日です。	在職者は年末調整後、退職者は退職後1か月以内が原則です。
退職者の扱い	原則として提出対象です（例外があります）。	退職時に交付します。

退職者の源泉徴収票は、退職時に渡す書類と、年末に給与支払報告書として市区町村へ出す書類とで、日付や金額がずれないようにします。退職後に賞与や精算が発生した場合は、その金額を反映した内容で提出するかを、顧問先と確認します。源泉所得税の計算の基本は、所得税の税率の早見の記事で確認できます。

2-3. 退職者の給与支払報告書が不要になるケースとは？

総務省令では、前年中に退職した人のうち、前年中の給与の支払金額が30万円以下の人は、給与支払報告書の提出を省略できるとされています。在職者は、金額にかかわらず提出が必要で、この省略は退職者に限った扱いです。短期のアルバイトで、数日だけ働いて辞めた人などが、この対象になりやすいケースです。

ただし、支払金額が30万円以下でも、提出を推奨する自治体が多くあります。住民税の計算で、ほかの所得と合算される場合があるためです。実務では、提出の省略に頼らず、提出することを標準にする方が、確認の手間と漏れが少なくなります。省略するかどうかは、顧問先の事業所と従業員の住所地の市区町村の案内を確認して決めます。アルバイトの源泉徴収の扱いは、アルバイトの源泉徴収票の扱いの記事にまとめています。

2-4. 提出期限と対象期間、提出先はどこか

提出期限は、原則として翌年1月31日です。1月31日が土日や祝日の場合は、翌開庁日になるのが一般的です。対象となる期間は、前年1月1日から12月31日までに支払った給与で、退職者も同じ期間の分を提出します。

提出先は、従業員の住所地の市区町村です。在職者は1月1日現在の住所地が基準です。前年中に退職した人は、1月1日の時点では事業所の従業員ではないため、退職時の住所地の市区町村へ提出するのが一般的な扱いです。退職後に引越しをして住所が変わっている場合でも、退職時に把握していた住所で作成します。提出先の判断に迷う場合は、顧問先の事業所がある市区町村に確認します。

提出期限が過ぎた場合は、気づいた時点で、できるだけ早く提出します。期限後の提出が直ちに重い扱いになるとは限りませんが、市区町村の住民税の計算に影響するため、速やかな対応が必要です。期限後に発覚した場合は、市区町村に事情を伝えたうえで、提出方法の案内を受けます。

2-5. 退職者の給与支払報告書は書き方が異なる？中途就・退職欄の記載

退職者の個人別明細書では、「中途就・退職」の欄に、退職の年月日を記載するのが基本です。年の途中で就職した人は就職日、前年中に退職した人は退職日を、所定の欄に記入します。ほかの項目（支払金額、給与所得控除後の金額、所得控除の額の合計額、源泉徴収税額など）は、在職者と同じ考え方で記載します。

個人別明細書には、受給者番号、氏名、住所、個人番号（マイナンバー）、支払金額、控除額、社会保険料の額、生命保険料などの控除額、扶養親族の情報、摘要などの欄があります。退職者の分は、年末調整を行わずに退職しているケースが多く、その場合は、扶養控除等の欄が空になる、あるいは、年末調整を行っていない旨を摘要に記す、といった違いが出ます。年末調整を行ったかどうかによって、記載の仕方が変わるため、顧問先の処理の状況を確認してから作成します。

場面	記載のポイント	事務所の確認点
年の途中で退職	中途就・退職欄に退職日を記載します。	退職日が台帳と一致しているかです。
年の途中で就職	中途就・退職欄に就職日を記載します。	前職分の通算の有無です。
年末調整を行っていない退職者	支払金額と源泉徴収税額を、実績どおり記載します。	摘要欄の記載の要否です。
退職後に精算金などがあった	支払った年の分に含めて記載します。	金額の締め日です。

2-6. 総括表の書き方とひな形・テンプレート

総括表には、事業所の名称・所在地、提出する個人別明細書の枚数、そのうち特別徴収の人数、普通徴収の人数、退職者の人数などを記載します。退職者の人数を書く欄があるため、退職者分を別にして数えます。従業員の住所地の市区町村が複数にわたる場合は、市区町村ごとに総括表と個人別明細書をそろえて提出します。

ひな形・テンプレートは、市区町村や総務省のホームページで配布されています。書式は毎年少しずつ見直されるため、前年の様式をそのまま使い回さず、その年の様式を確認します。給与計算ソフトを使っている顧問先では、ソフトから出力できる書式を使うのが一般的です。その場合でも、出力された内容が、退職者の退職日と住所を正しく反映しているかを、事務所で点検します。

提出方法には、書面（紙）と、電子データ（eLTAX）があります。顧問先の人数と処理体制に合わせて、自社に適した提出方法を選びます。従業員が少なく、毎年の人の入れ替わりも少ない顧問先であれば、書面でも負担は大きくありません。人数が多い顧問先や、事務所が複数社分をまとめて処理する場合は、電子データでの提出の方が、手間と誤りを減らせます。

2-7. 提出方法とeLTAX、電子申告義務化の最新動向

給与支払報告書の電子申告は、一定の枚数以上を提出する事業者に義務づけられています。従来は、前々年の提出枚数が100枚以上の事業者が対象でした。総務省の改正により、令和9年（2027年）1月以後に提出する給与支払報告書から、この基準が30枚以上に引き下げられるとされています。対象となる顧問先が増えるため、最新の基準は、総務省やeLTAXの公式ページで確認します。

電子申告の義務に当たらない顧問先でも、eLTAXを使うと、複数の市区町村への提出を、まとめて行えます。事務所が顧問先の分をまとめて処理する場合は、顧問先ごとの利用者IDや、委任の手続きの確認が必要です。準備に時間がかかるため、年末調整の前に、顧問先ごとの提出方法と、必要な設定を確認しておきます。給与支払報告書の提出の全体像は、給与支払報告書（総括表）の提出義務・期限・書き方と、給与支払報告書の書き方・提出期限の記事でも整理しています。

2-8. 退職者の給与支払報告書に関するよくある疑問と対応

退職者のマイナンバーは必要か。個人別明細書には個人番号を記載する欄があり、提出するときは、原則として記載が必要です。退職者から番号を取得できなかった場合は、取得に努めた経緯を記録として残し、空欄で提出できる場合があります。取り扱いは自治体や制度の案内で異なるため、公式の案内を確認します。マイナンバーの扱いには、厳格な管理が求められます。

退職者と連絡が取れないとき。源泉徴収票は、退職時に渡すか、退職時の住所へ郵送するのが基本です。それでも連絡が取れない場合は、送付した記録（日付と宛先）を残しておきます。給与支払報告書の提出は、本人との連絡が取れなくても、事業者が把握している情報で行います。

退職後に引越しをして、住所が不明なとき。退職時に把握していた住所で作成し、提出します。新しい住所が分からなくても、提出を止める理由にはなりません。退職時の住所を、入社時の書類や、退職時の届出と照合して確認します。

給与支払報告書を提出した従業員が退職したときの住民税の手続き。特別徴収（給与から住民税を天引きしている）の従業員が退職したときは、事業者は、給与所得者異動届出書を、退職の翌月10日までを目安に、市区町村へ提出します。本人が残りの住民税を一括で払う方法、普通徴収へ切り替える方法など、退職の時期によって取り扱いが異なります。市区町村の案内を確認します。住民税の控除の基本は、退職金の税金の優遇の記事で触れています。

2-9. 退職者の給与支払報告書に、事務所でルールを定める

最後に、退職者の給与支払報告書について、顧問先ごとのルールを決めておくことをお勧めします。決めておく項目は、退職時に記録する項目（退職日・住所・最終支払日）、源泉徴収票の交付方法、30万円以下の退職者の扱い（提出に統一するか）、年末の退職者一覧の確認時期、提出方法（書面かeLTAXか）です。ルールがあれば、担当者が替わっても、同じ水準で処理できます。

社労士事務所では、顧問先ごとの締め日や支給日、手当の扱いが異なるため、この種のルールは、顧問先ごとの管理表に残します。管理表は、年末調整の準備、法定調書の作成、給与支払報告書の提出の確認に、そのまま使えるようにしておくと、年始の作業が楽になります。

提出不要の判断では、給与支払金額が30万円を超えるかどうかが、まず確認する点です。30万円を超える退職者は、提出が義務付けられているため、必須の対応として扱います。総括票（総括表）には、退職者の人数を書く欄があり、提出時の注意点としては、期限を守ること、市区町村ごとに分けること、前年の様式を使い回さないことが挙げられます。給与支払報告書作成に関する疑問は、市区町村の窓口にも相談できます。

年末調整業務の効率化では、書類の回収を前倒しすること、Web化で記入の誤りを減らすこと、回収状況を一覧で管理することが、業務効率化の基本です。退職者の分も、この一覧に載せておくと、適切な手続きの漏れを防げます。なお、この記事の質問と回答は一般的な内容の紹介にとどまり、個別の判断は、顧問先の実態と最新の公式情報に基づいて行います。

03 OFFICE WORKLOAD 年末年始は、年末調整と提出準備が重なり、事務所の手作業には限界があります 顧問先ごとの違いと繁忙期の集中を、職員の頑張りだけで吸収しないために

3-1. 年末調整・法定調書・給与支払報告書が、同じ時期に集中します

11月から1月は、年末調整の資料回収、賞与の処理、法定調書の作成、給与支払報告書の提出、年始の労働保険の手続きが、立て続けに発生します。顧問先が増えるほど、退職者の一覧の確認、住所の照合、書式の違いへの対応が、職員の注意力に頼る形になりがちです。担当者を替えても処理できるよう、ルールが人の記憶ではなく仕組みに残る状態を目指す必要があります。

顧問先ごとに、退職者の記録の残し方がばらばらなこともあります。メールで届く、紙で届く、勤怠システムの画面で確認する、と形式が異なると、事務所は一覧にまとめるだけで時間を使います。給与ソフトに入力した後も、提出前の照合に、時間がかかります。

3-2. ソフトへの転記と確認の二度手間が、属人化を残します

給与ソフトや電子申告の仕組みがあっても、顧問先から届く資料の形式を整え、退職者の情報を反映し、取込後に照合する作業は、職員に残ります。これは特定の製品の優劣ではなく、顧問先と事務所の間にある業務の問題です。ソフトを追加したり乗り換えたりしても、資料が正しい形でそろい、判断が必要な点だけが先生方へ届く状態になるとは限りません。

採用を増やしても、顧問先ごとのルールを教える期間と、教える側の時間が必要です。ソフトを替えなくても、作業そのものを任せる道があります。先生方の専門的な判断と最終確認は事務所に残し、給与計算・勤怠集計・資料回収の定型事務を別の体制へ移すという考え方です。

04 AUTOMATION AIで周辺の事務作業を自動化し、判断が必要な仕事へ時間を戻します 効率化と自動化の違い、既存ソフトの活用、社労士法上の線引き

4-1. AIに聞いて早くする効率化と、毎月回す自動化の違い

Claude Code/Codexに退職者一覧の照合メモや、提出前の点検表のたたき台を考えてもらい、職員がそれを使って作業するのは効率化です。個別の作業は短くなっても、いつ始めるか、どの資料を使うか、結果をどこへ渡すかを職員が毎回判断するなら、運用の中心は事務所に残ります。自動化では、この繰り返しの流れを決め、処理結果と確認事項が承認する人へ届く状態を設計します。

Claude Code/Codexを使う仕組みであっても、AIの回答がそのまま法的な結論になるわけではありません。提出の要否の判断や、書類の記載内容の最終確認は、顧問先の実態を踏まえた先生方の判断が要るもので、AIの回答だけで決めるものではありません。自動化の対象とするのは、給与や勤怠の処理、手続きの下準備、通常の資料回収など、手順を固定できる定型事務です。

4-2. 今のソフトのまま、回収から入力・チェック・承認待ちへ進めます

AI社員AIKATAは、特定のソフトに限定せず、現在事務所が使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作も含めて自動化します。顧問先ごとの締め日・支給日・手当のルールを仕組みに登録し、AIの処理結果を人が品質チェックします。最終確認と承認は事務所が行います。

これまで職員がやっていた作業	AI社員AIKATAに任せた後	事務所に残る確認
顧問先への資料回収と一次対応です。	決めた範囲の回収と連絡作業を受託します。	受託範囲と、個別の判断が必要な事項を確認します。
勤怠を集計し、給与計算へつなぎます。	登録した顧問先ルールに沿って処理します。	計算済みデータの最終確認と承認を行います。
ソフトへの入力と処理結果の確認です。	画面操作を含む処理と、人による品質チェックを行います。	仕上がりを確認して承認します。
入退社・算定基礎・年度更新の準備です。	必要な事務作業と、書類の下準備を担います。	法定書類の作成や提出手続きは先生方が行います。

4-3. 1号・2号業務と最終承認は、先生方が担います

行政機関への提出手続きの代行や、労働社会保険諸法令に基づく申請書等・帳簿書類の作成に当たる1号・2号業務は、先生方が行います。AI社員AIKATAはこれらの独占業務を引き受けません。給与計算、勤怠集計、書類の下準備、資料回収の一次対応など、その前の事務作業を担い、最終確認と承認は事務所が行います。業務の区分は全国社会保険労務士会連合会のFAQでも確認できます。

05 BUILD OR DELEGATE 増員・外注・自作では、繁忙期の事務作業は片づきません 定型事務を担う体制として、4つの選択肢を比べます

この章では、定型事務を担う体制として、増員・従来型の外注・AI自作・AI社員AIKATAの4つを比べます。4つのうち3つは、事務所の悩みを別の悩みに置き換えるだけです。比較するのは、給与計算・勤怠集計・資料回収の定型事務を、誰が継続して回すかという選択肢です。

選択肢	よくある期待	実際に行き詰まる所	判定
①職員を増やします。	忙しい時期の処理を分担できると期待します。	採用・教育と日々の管理を事務所が担い続けます。	✕
②従来型の外注・BPOへ渡します。	作業を外へ出せば手が空くと期待します。	説明、受け渡し、手直しを事務所で回す運用が残ります。	✕
③事務所でAIを自作します。	自分たちの業務に合わせられると期待します。	顧問先ルールの整理、検証、保守の担当が必要です。	✕
④AI社員AIKATAに任せます。	構築・運用を含めて定型事務を委ねます。	現在のソフトと個別ルールを使い、事務所は最終確認・承認を行います。	◎

5-1. 増員と従来型の外注は、教える仕事と管理が残ります

増員では、必要な時期に間に合うとは限らず、採用後も顧問先の給与ルールを教える時間が要ります。繁忙期が終わっても雇用と教育の管理は続きます。知識を渡すだけで仕組みに残さなければ、担当顧問先の数だけ属人化が広がります。従来型の外注でも、事務所が資料を整え、例外を説明し、結果を比べて手直しを依頼する前提なら、その調整業務が残ります。

5-2. AI自作は、顧問先ルールと検証・保守が壁になります

Claude Code/Codexで自動化を自作する場合、最初に必要なのは顧問先ごとのルールの言語化です。いつの資料を使うか、変更が届いたときにどの月へ反映するか、例外を誰が判断するかを決めなければなりません。次に、資料の不足や差し替え、重複があっても処理を続けてよいかを確認する検証の型が要ります。作った職員しか直せない状態になると、別の場所に第二の属人化が生まれます。

06 AIKATA SERVICE AI社員AIKATAは、今のソフトで事務作業を丸ごと受託します AIと人の二重体制、個別ルール、承認と情報管理を整理します

6-1. 給与・勤怠・資料回収を、AIと人の二重体制で担います

AI社員AIKATAは、給与計算、勤怠の集計、入退社手続きの書類の下準備、算定基礎届や労働保険の年度更新の下準備、帳票の作成、顧問先への資料回収や一次対応などを受託します。職員がパソコンで行っている事務作業を、AIと人の二重体制で丸ごと担う業務代行サービスです。法定書類の作成・提出などの独占業務は先生方に残します。

AIの処理結果は人が品質チェックし、その後に事務所が最終確認と承認を行います。事務所の日々の定型作業は、原則として計算済みの給与データや作成済み帳票の承認です。この記事で扱った提出の要否の判断のように、顧問先の実態や先生方の専門判断が必要な事項まで、承認だけで完了するという意味にはしません。

年末調整や法定調書の確認を担う事務所にとっては、資料回収や一覧の照合といった手作業を移すことで、提出の要否の確認や顧問先への助言に時間を使う運用へつなげられます。ただし、この記事では削減時間や導入実績の数字を示しません。どの作業を任せられるかは、実際の業務の棚卸しを通じて整理します。サービスの説明はAI社員AIKATAの社労士事務所向けページに基づきます。

6-2. 顧問先ごとのルールが残り、採用・教育を増やさずに処理します

AI社員AIKATAは、特定の給与ソフトや勤怠システムへの乗り換えを前提にしません。顧問先に別のソフトへ替えるよう依頼せず、いま使っている環境で進めます。締め日、支給日、手当などの個別ルールは仕組みに登録して処理するため、担当者が変わってもルールが残ります。仕組みの構築と運用はAI社員AIKATAが担うため、事務所にAIの専門知識は要りません。

算定基礎、年度更新、年末調整のような繁忙期にも、人を採用・教育せずに処理量を増やせます。料金は月額の定額で、業務量が増えても料金は変わりません。この記事では金額を記載せず、相談で任せられる範囲を整理することに焦点を置きます。

6-3. NDAと受け渡し・保管のルールを事務所に合わせます

AI社員AIKATAはNDAを結び、給与・人事のデータの受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。NDAがあることだけで情報の取扱いが決まるわけではありません。どの資料を渡すか、誰が受け渡すか、何を保管するかを業務の範囲に沿って確認します。この記事では、案内されていない仕様をAI社員AIKATAの機能として付け加えません。

07 COMPARISON 残る道は「作業そのものを任せる」だけです 先生方の判断が必要な仕事を守るために、定型事務をどう手放すかをまとめます

手作業のまま、ソフトの追加・乗り換え、AI社員AIKATAに任せる、という3つの選択肢を比べます。以下は、事務所が定型作業の構築・運用を抱え続けるかという観点の比較です。特定のソフトの機能を評価した表ではなく、各事務所の法律上の責任が外部へ移ると示すものでもありません。

比較項目	手作業のまま	ソフトの追加・乗り換え	AI社員AIKATAに任せます
繁忙期の負荷	✕ 職員の作業に集中します。	△ 導入後の回収・運用も事務所が担います。	◎ 採用・教育を増やさず処理量を増やせます。
顧問先ごとのルール	△ 担当者の記憶に残りやすい形です。	△ 設定と日々の変更管理が必要です。	◎ 仕組みに登録し、担当変更後も残ります。
顧問先への負担	△ 通常の資料依頼を事務所が回します。	△ 変更内容の説明や調整が生じます。	◎ ソフトの乗り換えを頼む必要がありません。
職員の採用・教育	✕ 作業量と担当者の管理が残ります。	△ 使い方と運用を事務所が整えます。	◎ 構築・運用はAI社員AIKATAが担います。
社労士法の線引き	○ 先生方が業務範囲を管理します。	○ ソフト導入後も事務所が管理します。	◎ 独占業務は受託せず、先生方が担います。

7-1. AI社員AIKATAが選ばれる5つの理由

先生方が手放すのは、顧問先を支える専門的な役割ではなく、その時間を圧迫する定型作業です。事務所が判断すべき仕事を明確にしたうえで、回収、集計、入力を担う体制を移します。退職者一覧の確認結果の点検や、顧問先への助言のように、事務所に残す仕事を確認することが、任せる範囲を決める出発点です。

増員・外注・自作・乗り換えは、どれも事務所が人か仕組みを抱え続けます。本記事で比較した、構築・運用を含む定型作業を手放せる道は、AI社員AIKATAに任せることだけです。法定書類の作成・提出と最終承認、先生方の専門的な判断は事務所に残し、その前の事務作業を任せます。

08 NEXT ACTION 次の繁忙期を、職員を増やさずに越える準備を始めます 人を増やす・ソフトを替えると決める前に、任せられる作業を整理します

8-1. 提出の要否の確認や顧問先への助言に向き合う時間を確保するため、定型事務を棚卸ししませんか

人を増やす・ソフトを替えると決める前に、AI社員AIKATAの無料相談で、給与計算、勤怠集計、通常の資料回収のうち、どの作業から任せられるかを整理します。現在のソフト、顧問先ごとの処理の違い、繁忙期に重なる仕事をお聞かせください。

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09 FAQ 退職者の給与支払報告書と、事務所のAI活用に関するFAQ 制度の確認から日々の運用、AI社員AIKATAに任せる範囲まで

Q. 退職者の給与支払報告書は、必ず提出が必要ですか？

A. 原則として提出が必要です。前年中に給与を支払った人は、年内に退職していても、その所得に対する住民税が課されるため、市区町村へ報告する必要があります。例外として、前年中に退職した人で支払金額が30万円以下の場合は、省略できるとされていますが、提出を推奨する自治体が多いため、市区町村の案内を確認します。

Q. 提出期限はいつですか？

A. 原則として翌年1月31日です。1月31日が土日や祝日の場合は、翌開庁日が目安になります。対象は、前年1月1日から12月31日までに支払った給与で、退職者も同じ期間の分を提出します。期限後に気づいた場合は、できるだけ早く提出し、市区町村へ事情を伝えます。

Q. 退職者の提出先は、どの市区町村ですか？

A. 前年中に退職した人は、退職時の住所地の市区町村へ提出するのが一般的な扱いです。在職者は、1月1日現在の住所地の市区町村です。退職後に引越しをして住所が変わっていても、退職時に把握していた住所で作成します。迷う場合は、事業所のある市区町村に確認します。

Q. 源泉徴収票とは別に、作る必要がありますか？

A. 必要です。源泉徴収票は従業員に交付する書類で、給与支払報告書は市区町村へ提出する書類です。記載する内容の多くは共通ですが、提出先と目的が違います。退職時に渡した源泉徴収票と、年末に提出する給与支払報告書で、金額と日付がずれないようにします。

Q. 退職者のマイナンバーがないときは、どうしますか？

A. 個人別明細書には個人番号の欄があり、原則として記載します。取得できなかった場合は、取得に努めた経緯を記録して残し、空欄で提出できる場合があります。取り扱いは制度の案内で変わることがあるため、公式の案内を確認します。番号の管理は、厳格な運用が求められます。

Q. 退職者と連絡が取れないときは、提出を見送れますか？

A. 見送る理由にはなりません。給与支払報告書は、事業者が把握している情報で作成して提出します。源泉徴収票は、退職時の住所へ郵送するなど、送付した記録を残しておきます。住所が不明になった場合も、退職時の住所で作成します。

Q. 電子申告は、義務になりますか？

A. 前々年の提出枚数が一定の基準以上の事業者は、電子申告が義務です。従来の基準は100枚以上で、令和9年（2027年）1月以後の提出分から、30枚以上に引き下げられるとされています。最新の基準は、総務省やeLTAXの公式ページで確認します。

Q. 社労士法上、AIに任せて問題ないですか？

A. 業務の内容によるため、AIを使うという理由だけで一律に判断しません。AI社員AIKATAは給与計算、勤怠集計、資料回収、書類の下準備などの事務作業を担います。1号・2号業務に当たる書類の作成や提出手続きの代行は引き受けず、先生方が行います。最終確認と承認も事務所に残し、実際の成果物と作業範囲で境界を整理します。

Q. 今のソフトのままで使えますか？

A. AI社員AIKATAは特定のソフトに限定せず、事務所で使っている給与ソフトや勤怠システムをそのまま使い、画面操作を含めて自動化します。顧問先に乗り換えを依頼する必要はありません。無料相談では、現在の業務の流れと個別ルールを整理し、どこまで任せられるかを確認します。

Q. AIに詳しい職員がいなくても相談できますか？

A. はい。AI社員AIKATAが仕組みの構築と運用を担うため、事務所にAIの専門知識は要りません。無料相談は60分・オンラインで、通常の業務と、任せたい範囲を整理します。給与や人事のデータはNDAを結び、受け渡しと保管のルールを事務所の規程に合わせて決めます。

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